La guida definitiva all’integrazione con SAP Concur

Dati frammentati, scarsa visibilità sulla spesa e inefficienze nei flussi di lavoro all’interno dell’organizzazione sono spesso il risultato di soluzioni tecnologiche scollegate e incapaci di operare in modo fluido come unico sistema. Queste criticità possono essere superate integrando i processi di gestione dei viaggi, delle note spese e delle fatture con lo stack tecnologico esistente grazie all’integrazione con SAP Concur.

Le aziende non sono tutte uguali e, di conseguenza, anche gli approcci all’integrazione Concur possono variare. Indipendentemente dal metodo più adatto alle esigenze aziendali, i vantaggi restano gli stessi: dati di qualità, maggiore efficienza e processi decisionali più efficaci.

Come scegliere il tipo di integrazione Concur più adatto alle esigenze aziendali

Una volta intrapreso il percorso di integrazione dei sistemi e automazione dei flussi di lavoro, il team IT assume un ruolo centrale nell’individuazione, nell’implementazione e nel supporto della soluzione più adatta alle esigenze e alle risorse dell’azienda.

Le modalità possono variare molto in base alla dimensione e alla complessità dell’organizzazione: una piccola impresa, ad esempio, può avere bisogno di caricare manualmente ogni mese i dati dei fornitori tramite file flat, mentre una grande azienda globale può dover integrare più sistemi per rispondere a requisiti di conformità più articolati.

Capire che è necessario integrare i sistemi è solo il primo passo. Scegliere l’approccio giusto e metterlo in pratica richiede invece una strategia ben definita. 

In questo articolo approfondiremo:

• I vantaggi che l’integrazione Concur può offrire all’organizzazione;
• Quattro approcci all’integrazione, con i relativi vantaggi e livelli di sicurezza offerti da ciascuno;
• I principali aspetti da valutare, dalla disponibilità delle risorse IT al coinvolgimento degli stakeholder;
• Il modo in cui le soluzioni integrate possono contribuire a creare un vantaggio strategico.

In che modo l'integrazione con Concur può apportare benefici all’azienda?

Che siate responsabili IT di una piccola impresa che sta muovendo i primi passi nell'integrazione e nell'automazione dei processi, o leader di un'organizzazione molto più grande che opera in diverse sedi e settori, l'integrazione con Concur offre vantaggi e funzionalità comuni.

L’integrazione Concur offre:

• Ampia compatibilità con qualsiasi sistema o soluzione, grazie a oltre 330 connettori preconfigurati per sistemi ERP, CRM, HR e contabili e a una rete di oltre 1.200 partner di soluzioni e servizi.
• Sicurezza e conformità rigorose, che proteggono i dati e l’azienda attraverso verifiche periodiche, certificazioni e sistemi di crittografia conformi agli standard di settore.
• Maggiore efficienza e migliori processi decisionali, grazie all’automazione dei flussi di dati, alla riduzione delle attività manuali, a una maggiore visibilità sulla spesa e a una reportistica più solida e rapida. Tutto questo consente inoltre ai team IT di dedicarsi ad attività in grado di generare maggiore valore.
• Agilità per supportare la crescita, grazie a integrazioni e soluzioni in grado di adattarsi alle normative e all’evoluzione delle esigenze dell’organizzazione.

Che tipo di integrazioni offre Concur?

Dalle integrazioni di base gestite autonomamente ai servizi gestiti pensati per requisiti più complessi, le aziende possono accedere a una soluzione di integrazione adatta alle proprie esigenze, indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione o dai sistemi già in uso.

Integrazione on-demand

Adatta alle organizzazioni più piccole e a quelle che stanno testando nuove implementazioni o collegando sistemi utilizzati poco frequentemente, l’integrazione on-demand offre semplicità e controllo.

Si tratta di un sistema semplice basato su file, con importazioni ed esportazioni manuali tramite CSV, XLS e altri formati standardizzati. Richiedendo risorse IT minime, questo approccio consente di supportare la conformità e la mappatura personalizzata dei dati.

Integrazione STFP

Particolarmente indicato per le organizzazioni di medie dimensioni, il protocollo STFP per il trasferimento sicuro dei file consente di scambiare file flat con sistemi ERP e altri sistemi secondo una pianificazione prestabilita, riducendo al minimo i trasferimenti manuali e il tempo richiesto al team IT.

Questo modello supporta la convalida e la gestione degli errori, strutture dei campi personalizzabili, crittografia end-to-end e scalabilità.

Connettori preconfigurati

Questa è la soluzione plug-and-play ideale, con connettori preconfigurati di Concur o di oltre 300 partner disponibili nel nostro App Center.

Le integrazioni sono preconfigurate per applicazioni ERP, di viaggio, contabilità e HR, permettendo di velocizzare l’implementazione e richiedendo risorse IT minime. Concur e i suoi partner gestiscono gli aggiornamenti e assicurano la compatibilità continua con la piattaforma. Inoltre, i connettori preconfigurati possono facilmente adattarsi alla crescita dell’organizzazione e a nuovi flussi di lavoro.

Servizi di integrazione gestiti

Le integrazioni gestite da Concur includono un'ampia gamma di servizi e una consulenza specializzata da parte dei nostri professionisti dell'integrazione che comprendono valutazione, progettazione, implementazione e ottimizzazione per soddisfare i vostri obiettivi aziendali.

Le opzioni specifiche comprendono l’ampia suite di integrazioni API Concur dei Client Web Services, i servizi di estrazione e l’integrazione personalizzata e l’automazione dei flussi di lavoro. Grazie a queste opzioni, le organizzazioni possono contare su gestione del progetto, flessibilità e supervisione esperta per garantire che la vostra organizzazione ottenga esattamente ciò di cui ha bisogno dall'integrazione con Concur.

Come dovrebbe affrontare il team IT un progetto di integrazione?

Il team IT avrà probabilmente gran parte della responsabilità nella scelta del percorso di integrazione e nella supervisione dell’implementazione, ma procedere in autonomia può compromettere il successo.

Ecco alcuni aspetti da considerare e passaggi da seguire:

• Valutare le competenze del team e la sua capacità di dedicare risorse alla gestione dell’opzione scelta.
• Stabilire quanto rapidamente deve entrare in funzione l’integrazione, perché questo aspetto può influenzare la scelta.
• Individuare le esigenze specifiche dell’azienda, poiché i settori regolamentati e le operazioni internazionali potrebbero avere requisiti di conformità per i quali i servizi di integrazione gestiti risultano più adatti.

È inoltre importante coinvolgere i responsabili Finance, Travel, HR e delle altre funzioni aziendali per definire requisiti e obiettivi, ed altrettanto importante è comunicare regolarmente per creare fiducia e favorire il consenso, mantenendosi al tempo stesso aggiornati su eventuali cambiamenti nelle esigenze o nelle aspettative degli stakeholder.

Un vantaggio strategico grazie all'integrazione con Concur

Scegliere l'approccio giusto per integrare gli strumenti di automazione finanziaria e di gestione dei viaggi con il resto della propria infrastruttura tecnologica non è un compito semplice. È fondamentale, tuttavia, adottare una prospettiva a lungo termine e considerare l'integrazione come un percorso o un'evoluzione, piuttosto che come un progetto isolato. 

Scegliendo l'integrazione con Concur, l'azienda potrà consolidare la propria base interconnessa di soluzioni Concur per viaggi, spese e fatturazione, ottimizzando le operazioni end-to-end. Grazie alla scalabilità, alle risorse e all'esperienza di Concur come partner, si otterrà un vantaggio strategico per affrontare un contesto aziendale sempre più competitivo.