Come scegliere un software per la gestione di viaggi e note spese aziendali: esempi e best practice

I processi manuali e ripetitivi assorbono tempo ed energie in attività fondamentali come prenotare viaggi, compilare note spese, gestire fatture e rimborsare i dipendenti. Non solo rallentano il lavoro, ma rendono anche meno affidabili i dati, l’analisi e il controllo. Visto che viaggi d'affari, note spese e contabilità fornitori sono strettamente collegati, molte aziende capiscono che anche le piattaforme tecnologiche devono esserlo. Ma capire quale software scegliere richiede attenzione alle funzionalità chiave e alle best practice.

La soluzione giusta deve aiutarti a migliorare l’analisi dei dati, velocizzare i processi, garantire la compliance, offrire un’esperienza migliore ai dipendenti e generare vantaggi concreti, come ottenere sconti per pagamenti anticipati o condizioni più favorevoli. E deve permetterti di misurare i risultati. Alcuni numeri ottenuti con le soluzioni integrate SAP Concur parlano chiaro:

• spese rendicontate il doppio più velocemente

• 19,2% di tempo risparmiato nella prenotazione dei viaggi

• 35% di fatture gestite in più

• 21% di risparmio medio su prenotazioni e note spese

In questo articolo ti guideremo nella scelta del software travel & expense più adatto, esplorando:

• quali caratteristiche cercare (e quali evitare) in una soluzione davvero pensata per il business

• esempi concreti, come il caso del Gruppo Campari, che ha ottenuto maggiore efficienza, visibilità e scalabilità con SAP Concur

• perché è fondamentale scegliere soluzioni facili da integrare e capaci di generare vantaggi concreti fin da subito

Cosa cercare in un software per la gestione di viaggi e note spese?

Efficienza, chiarezza e controllo sono tra le principali motivazioni che spingono le aziende ad automatizzare la gestione delle note spese. Ma forse l’aspetto più importante è scegliere un software travel & expense abbastanza flessibile da rispondere anche alle esigenze future. Nessuno vuole ritrovarsi con una tecnologia già obsoleta al momento dell’acquisto: vediamo quindi quali caratteristiche considerare e perché.

Integrare la gestione di viaggi e note spese in un’unica soluzione offre numerosi vantaggi, migliorando la visibilità, semplificando i processi e ottimizzando i costi. È importante scegliere un fornitore che investa continuamente nell’innovazione e nello sviluppo della propria piattaforma, per garantire risultati concreti nel tempo.

Puntare a una vera integrazione

Un sistema progettato come un unico ecosistema funziona meglio di due o tre soluzioni collegate in modo debole tramite connettori manuali. Con una vera integrazione con il tuo ERP e altri sistemi aziendali, i dati si spostano in modo fluido, veloce e trasparente dalla prenotazione dei viaggi alla gestione delle note spese. Questo garantisce piena visibilità a travel manager e responsabili finanziari, mentre i dipendenti possono passare da un’attività all’altra senza dover accedere a più piattaforme o gestire login diversi.

Scegli tecnologie pronte per il futuro

Un software di gestione viaggi e note spese deve poter crescere insieme all’espansione dell’azienda. Deve offrire opzioni di pagamento integrate, estensioni e app per la gestione fiscale e altre esigenze specifiche, la possibilità di scegliere i partner di viaggio, piena operatività su diversi mercati e valute, oltre a una comprovata capacità di supportare sia grandi che piccoli volumi di utenti, viaggi e note spese.

Essere davvero orientati al travel

Alcune soluzioni per i viaggi d’affari sono solo debolmente collegate ai software di gestione delle note spese, un approccio insufficiente in un settore in continua evoluzione. È fondamentale scegliere un provider con solidi rapporti con TMC e fornitori di ogni tipo, capace di gestire anche le prenotazioni dirette con i fornitori. In questo modo si garantiscono conformità, tariffe negoziate e visibilità completa. Un’ampia offerta di voli, hotel, treni, autonoleggi e nuovi canali di contenuti dovrebbe essere la norma. L’azienda deve ottenere controllo e risparmi; i viaggiatori, invece, informazioni, personalizzazione e un’esperienza più soddisfacente.

Sfruttare il potenziale dell’AI per i viaggi e la gestione delle note spese

Le soluzioni di gestione viaggi e note spese devono integrare tecnologie di intelligenza artificiale per analizzare ogni spesa, individuare e prevenire frodi, applicare le policy aziendali, configurare facilmente le regole, riconoscere pattern di spesa, correggere errori o omissioni e offrire una visibilità completa. Da quasi un decennio SAP Concur sviluppa e implementa soluzioni avanzate basate su AI e machine learning per aiutare le aziende a migliorare efficienza e compliance.

Avere una visione completa delle note spese

L’integrazione tra sistemi e dati consente di ottenere una visione in tempo reale delle note spese prima, durante e dopo che si verificano. Report e dashboard intelligenti, costruiti secondo le best practice e personalizzabili in base ai tuoi KPI, dovrebbero essere uno standard, supportati da specialisti di reporting. La visualizzazione dei budget deve essere su misura per ogni responsabile; i report devono monitorare non solo le note spese aziendali, ma anche aspetti strategici come l’impatto sulla sostenibilità. Con i giusti strumenti di analisi, potrai fare previsioni migliori e prendere decisioni più informate per far crescere il tuo business.

Viaggi, note spese e business senza intoppi: il caso Campari

Partito dal celebre liquore che porta il suo nome, il Gruppo Campari è cresciuto fino a raggiungere oltre 190 mercati e più di 50 brand, tra cui il whiskey Wild Turkey e la vodka SKYY. L’espansione e le acquisizioni hanno però portato con sé una molteplicità di processi travel & expense scollegati e dispendiosi in termini di tempo, complicando la gestione aziendale per un gruppo globale con più di 4.700 dipendenti.

Alla ricerca di maggiore coerenza ed efficienza, Campari ha deciso di digitalizzare la gestione di viaggi e note spese, puntando su un partner in grado di risolvere alcune criticità:

• gestione dei viaggi aziendali diversa da un mercato all’altro

• processi manuali e cartacei per la gestione e il rimborso delle note spese, vissuti come complessi dai dipendenti

• prenotazioni offline che rendevano difficile la visibilità sui viaggi

• controllo dei costi e contenuti di viaggio non uniformi

Campari ha scelto SAP Concur come partner per il software travel & expense. Ha iniziato nel 2017 implementando Concur Expense per automatizzare la gestione delle note spese e, nel 2020, ha aggiunto Concur Travel per la gestione completa dei viaggi. Nel percorso, l'azienda ha sviluppato un mantra guida: una policy, un’agenzia, un solo strumento, capace di crescere ed evolversi insieme al business. Grazie all’integrazione, Campari ha ottenuto dati affidabili, visibilità su viaggi e note spese, reportistica migliorata, strumenti di duty of care più evoluti e approvazioni semplificate per i manager.

La soluzione centralizzata per la gestione di viaggi e note spese è stata implementata a livello globale, con risultati concreti:

• 50% di approvazioni dei viaggi più rapide

• 13% di riduzione dei rifiuti delle note spese

• 70% di riduzione delle commissioni per prenotazioni offline

"La nostra missione è semplificare l’esperienza di viaggio, garantire sicurezza ai dipendenti e promuovere una cultura di viaggio sostenibile," racconta William Cocco, Global Travel Manager. "Con SAP Concur possiamo integrare partner per il duty of care e offrire ai viaggiatori tutti gli strumenti necessari per viaggiare in sicurezza."

Implementare una soluzione travel & expense

Una volta individuato il software più adatto a far crescere il tuo business, è fondamentale poter contare su un supporto completo per implementazione, adozione e gestione operativa. SAP Concur offre tutto questo. Con l’esperienza maturata collaborando con oltre 46.000 aziende nel mondo, possiamo dire di avere una risposta per ogni esigenza.

È naturale che le aziende e i team IT si preoccupino di come integrare nuove soluzioni ai sistemi esistenti e se avranno risorse sufficienti per ottenere risultati concreti rapidamente. Ecco perché SAP Concur offre:

• diverse modalità di integrazione, tra cui connessioni on-demand, protocollo sicuro sFTP, web services e connettori preconfigurati, per adattarsi alle esigenze operative di ogni azienda;

• una procedura guidata semplice per configurare dettagli finanziari, campi di reportistica, controlli di compliance e integrazioni con ERP e altri sistemi;

• massima attenzione alla sicurezza dei dati: le soluzioni rispettano o superano gli standard internazionali in materia di sicurezza, privacy e compliance, garantendo la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati;

• test e verifiche per assicurare che i report, i controlli di compliance e i miglioramenti ai processi siano realmente efficaci;

• un ecosistema di oltre 700 partner SAP Concur che offre app, integrazioni e servizi per estendere e personalizzare la gestione delle spese e dei viaggi;

• formazione e supporto per dipendenti e amministratori di sistema, con assistenza multilingue 24/7 direttamente all'interno dell'app, strumenti pronti all’uso come checklist, email e webinar, oltre a una community online di utenti e esperti.

Perché SAP Concur è la soluzione ideale per la gestione delle spese

Una piattaforma unica, capace di offrire innovazione basata sull’AI, visibilità sulle spese, scalabilità e supporto completo, fa di SAP Concur il partner di riferimento per la gestione di viaggi, spese e processi aziendali.

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Conclusioni

Quando si sceglie una soluzione per tracciare le spese aziendali, automatizzare la gestione delle note spese e gestire i viaggi d'affari, è fondamentale verificare che il fornitore abbia davvero la tecnologia e l’impegno necessari a mantenere le promesse. SAP Concur offre competenze, risorse e innovazione per aiutarti a ridurre il lavoro manuale, semplificare i processi e rendere la gestione di viaggi e note spese sempre più automatica.

I clienti confermano che SAP Concur risponde alle loro esigenze:

• Il 93% degli utenti consiglierebbe SAP Concur a un amico o collega su GetApp

• L’83% degli utenti SAP Concur assegna alle soluzioni un punteggio di 4 o 5 stelle su G2

Anche le testimonianze di aziende reali possono essere preziose nella valutazione di una soluzione travel & expense.
"Con SAP Concur, i dipendenti di Tungsten Automation sono più felici e produttivi," racconta Lori Ceccanese, Manager of Accounts Payable di Tungsten Automation. "Passano meno tempo a occuparsi delle note spese e più tempo a concentrarsi sul loro lavoro."