Come KIKO Milano ha trasformato la gestione di viaggi e note spese con SAP Concur

Fondata nel 1997, KIKO Milano è oggi uno dei brand di cosmetica più riconosciuti a livello internazionale. Con il suo approccio inclusivo alla bellezza e il motto “Be what you want”, l’azienda offre prodotti Made in Italy di alta qualità, accessibili e in linea con le ultime tendenze.

Oggi KIKO Milano è presente in oltre 70 Paesi, con più di 1.200 negozi nel mondo e una proposta che conta oltre 1.300 colori e texture, pensata per permettere a ogni persona di esprimere liberamente la propria identità.

Ma una crescita così rapida richiede anche processi interni efficienti, scalabili e allineati agli standard globali.

Le sfide: processi obsoleti e gestione manuale

Prima dell’adozione di SAP Concur, la gestione delle note spese e dei viaggi in KIKO Milano si basava su sistemi ormai superati.

Le attività venivano svolte manualmente, tramite Excel e ricevute cartacee, senza integrazione con gli altri sistemi aziendali. Questo comportava:

• processi lunghi e poco intuitivi

• scarsa visibilità sui dati

• difficoltà nel rispetto delle policy interne

• rischio di errori fiscali e spese non conformi

• tempi di rimborso elevati e flussi di approvazione lenti

Una situazione che impattava negativamente sia sull’efficienza operativa sia sull’esperienza dei dipendenti.

L’inizio del percorso di trasformazione digitale

Con la crescita dell’organizzazione, la complessità della gestione Travel & Expense era diventata un limite concreto. Per questo KIKO Milano ha avviato un progetto di trasformazione digitale, con l’obiettivo di semplificare, automatizzare e rendere più trasparenti i processi.

La scelta è ricaduta su SAP Concur come partner strategico, grazie a una soluzione moderna, integrata e scalabile, in grado di supportare le esigenze attuali e future dell’azienda.

Guarda il case study video di KIKO Milano e ascolta direttamente dal team come SAP Concur ha supportato l’azienda nel rendere la gestione di viaggi e note spese più semplice, efficiente e orientata alle persone.

Risultati concreti: più efficienza, meno attività manuali

L’introduzione di SAP Concur ha portato a una profonda evoluzione dei processi interni.

La gestione delle note spese è stata completamente digitalizzata, con una riduzione significativa delle attività manuali e degli errori. I flussi di approvazione sono oggi più rapidi, tracciabili e conformi alle policy aziendali.

I numeri parlano chiaro:

• –50% / –55% delle attività manuali necessarie per la gestione delle note spese

• Ticket di supporto ridotti da 80 a 4 al mese, liberando una risorsa prima dedicata ad attività operative

• Processi di rimborso più rapidi e maggiore controllo sulla spesa

Anche la gestione dei viaggi ha beneficiato della centralizzazione: prenotazione, approvazione e rendicontazione avvengono ora in un unico ecosistema, con visibilità in tempo reale e maggiore aderenza alle policy di viaggio.

Questo ha permesso a KIKO Milano di liberare tempo e risorse, oggi dedicate ad attività strategiche e a maggior valore aggiunto.

Un roll-out strutturato e senza frizioni

L’implementazione di Concur Expense si è svolta in modo fluido e ben pianificato, con una durata complessiva di circa tre mesi.

Il progetto ha previsto l’integrazione con il sistema HR, per il recupero dei dati dei dipendenti e SAP S/4HANA, per il trasferimento e la contabilizzazione delle note spese.

Il roll-out in Italia è iniziato con una fase pilota “Friends & Family” di due settimane, coinvolgendo un gruppo selezionato di utenti e raccogliendo feedback preziosi prima del rilascio completo.

Visto il successo del progetto, KIKO Milano ha poi esteso l’adozione anche al modulo Travel, con l'obiettivo di scalare la soluzione a livello globale, portando i benefici ottenuti in Italia in tutte le sedi internazionali.

Adozione immediata e apprezzamento dei dipendenti

L’adozione da parte dei dipendenti è stata rapida e spontanea. Un ruolo chiave è stato giocato dall’app mobile SAP Concur, che consente di:

• fotografare le ricevute

• compilare automaticamente le note spese

• prenotare viaggi direttamente dallo smartphone

La semplicità e l’intuitività dell’app hanno generato un immediato effetto “wow”, trasformando un’attività percepita come complessa e noiosa in un processo rapido e senza attriti.

Il consiglio di KIKO Milano

Per chi sta valutando un progetto simile, il messaggio è chiaro: non temere il cambiamento.

Scegliere una soluzione solida come SAP Concur significa poter contare su un’implementazione semplice, sia dal punto di vista tecnico che organizzativo. Coinvolgere fin da subito i team HR, Finance e IT è fondamentale per garantire un’integrazione efficace.

Ma soprattutto, investire su un’esperienza utente intuitiva fa la differenza: quando uno strumento è facile da usare, l’adozione avviene in modo naturale.

Non perderti il case study video di KIKO Milano e ascolta direttamente dal team come SAP Concur ha aiutato l’azienda a semplificare la gestione di viaggi e note spese, rendendola più efficiente e a misura di persona.