Cinque sfide chiave per le Risorse Umane nella gestione dei viaggi aziendali (e strategie efficaci per superarle)

Nel panorama dei viaggi d’affari, il contributo delle Risorse Umane è sempre più strategico. In sinergia con un travel manager interno o con una società di gestione viaggi (TMC), l’HR agisce da collegamento tra l’azienda e i dipendenti, con l’obiettivo di garantire esperienze di viaggio efficaci per l’organizzazione e gratificanti per chi viaggia.

Il valore aggiunto delle Risorse Umane risiede nella capacità di allineare le policy aziendali con le esigenze dei dipendenti e con gli obiettivi di business. Attraverso un approccio basato su dati, ascolto attivo e raccolta di feedback, l’HR è in grado di individuare trend, monitorare la compliance e ottimizzare costantemente le policy di viaggio.

Tuttavia, questo ruolo di mediazione comporta numerose complessità. I professionisti HR devono affrontare sfide crescenti, come assicurare il rispetto delle normative in un contesto normativo sempre più articolato o bilanciare la soddisfazione dei dipendenti con l’esigenza di contenere i costi.

Una tensione particolarmente sentita riguarda proprio questo equilibrio: secondo il sondaggio SAP Concur Global Business Travel Survey, il 35% dei travel manager globali afferma che la propria azienda dà priorità alle esigenze dei dipendenti con opzioni di viaggio flessibili, mentre il 32% si concentra sulla riduzione dei costi. Anche quando supportate da un gestore viaggi o da una TMC, le Risorse Umane devono spesso mediare tra queste due esigenze apparentemente opposte.

In base alla nostra esperienza in SAP Concur, abbiamo identificato cinque sfide principali che gli HR devono affrontare nella gestione dei viaggi aziendali, insieme alle soluzioni più efficaci per superarle:

1. Conformità e chiarezza delle policy 

• La sfida: i dipendenti potrebbero non comprendere appieno le policy aziendali in materia di viaggi, con conseguenti problemi di conformità e aumento dei costi per le aziende. In un sondaggio condotto in passato tra i responsabili finanziari, il 58% degli intervistati ha dichiarato che, a loro giudizio, le spese non conformi derivano da policy poco chiare. 
• La soluzione: collaborare con travel manager e TMC per definire policy semplici, comprensibili e aderenti alle situazioni reali dei viaggiatori. Supportare la comunicazione con strumenti visivi (infografiche, video) e momenti formativi mirati facilita la comprensione e l’adozione delle regole.

2. Controllo dei costi 

• La sfida: controllare i costi e garantire al contempo che i dipendenti abbiano un’esperienza positiva può essere difficile. Nell’ultimo anno, i dipendenti hanno visto tagli ai benefit e alle richieste incentrate sul comfort per ridurre i costi. I tagli hanno incluso il pernottamento, quando richiesto per evitare una lunga giornata di viaggio per una trasferta di un giorno, il pagamento di un prezzo più alto per un volo senza scali o per una rotta diretta, la scelta di una business class o premium class o l’utilizzo di taxi o di app di ride-sharing anziché dei mezzi pubblici. 
• La soluzione: trovare compromessi ragionevoli che i dipendenti possano accettare. Ascoltare i dipendenti e individuare quali aspetti del viaggio sono per loro irrinunciabili permette di fare scelte più consapevoli. Un compromesso può consistere, ad esempio, nel ridurre la spesa per il ridesharing mantenendo una soglia adeguata per le indennità pasti.  

3. Salute e sicurezza 

• La sfida: garantire la sicurezza e il benessere dei dipendenti può essere complesso. In effetti, le preoccupazioni per la sicurezza sono la ragione principale per cui i viaggiatori d’affari rifiuterebbero un viaggio di lavoro, in particolare a causa di: 
  • Condizioni di sicurezza nella destinazione (44%). 
  • Situazione politica o sociale instabile (35%). 
  • Mezzi di trasporto ritenuti non sicuri (33%). 
• La soluzione: collaborare con il responsabile viaggi o la TMC per rimanere informato sui consigli di viaggio e sulle linee guida sanitarie. Accertarsi che i dipendenti stiano prenotando viaggi attraverso canali approvati e che l’azienda utilizzi la tecnologia, come Concur TripLink, per tenere traccia delle prenotazioni effettuate direttamente con i fornitori. Utilizzare un servizio specializzato nel duty of care. In SAP Concur, collaboriamo con partner di duty of care come International SOS e Anvil Group per tracciare la posizione dei dipendenti e comunicare rapidamente. 

4. Esperienza e soddisfazione dei dipendenti 

• La sfida: i viaggi possono essere stressanti e le esperienze negative possono influenzare il morale, la produttività e la fidelizzazione dei dipendenti. Ciò è particolarmente vero se i dipendenti ritengono di non avere le stesse opportunità quando si tratta di viaggi d’affari. Circa due terzi dei viaggiatori d’affari globali ritengono di non aver avuto le stesse opportunità dei loro colleghi di fare viaggi di lavoro, e mettono in relazione questo fatto con il loro livello di anzianità, l’età o lo status di caregiver o genitore, tra gli altri fattori. 
• La soluzione: creare una policy chiara e trasparente che descriva come vengono assegnati i viaggi d’affari. Includere criteri mirati alle esigenze aziendali, tenendo conto anche delle preferenze dei dipendenti e delle circostanze personali. Assicurarsi che la policy affermi esplicitamente che tutti i dipendenti, indipendentemente dal grado di anzianità o dalle circostanze personali, hanno pari opportunità di essere presi in considerazione per il viaggio. Fornire una formazione ai dirigenti per garantire che conoscano e comprendano la policy.  

5. Integrazione tecnologica 

• La sfida: il rapido sviluppo tecnologico, inclusa l’adozione dell’AI generativa, rende difficile per i dipendenti restare aggiornati e per le aziende integrare efficacemente nuovi strumenti.
• La soluzione: investire in un software di gestione dei viaggi di facile utilizzo che si integri bene con i sistemi contabili e di gestione delle risorse umane. Il nuovo modello di prenotazione di Concur Travel offre un’esperienza utente intuitiva e procedure di prenotazione e checkout semplificate. È una soluzione moderna, facile da utilizzare, adatta al web e ai dispositivi mobili e progettata su misura per il viaggiatore. Infine, è consigliabile considerare la possibilità di collaborare con l’IT e con un responsabile viaggi o una TMC per fornire materiale di formazione ai dipendenti quando vengono introdotte nuove funzionalità o tecnologie. 

Affrontando in modo strategico e collaborativo queste sfide, le Risorse Umane possono contribuire in modo decisivo al successo dei programmi di viaggio aziendale, promuovendo al tempo stesso la soddisfazione dei dipendenti e il raggiungimento degli obiettivi aziendali.