Comprendere lo scopo e i benefici degli audit esterni

Un audit esterno fornisce a management, investitori e istituti di credito la certezza che la rendicontazione finanziaria rappresenti in modo accurato la performance economica dell’azienda.

Gli audit esterni sono diventati sempre più cruciali alla luce di normative sulla compliance in continua evoluzione. Nuovi requisiti regolatori, cambiamenti nella fiscalità globale e schemi di frode sempre più sofisticati rappresentano sfide costanti per le organizzazioni.

Che cos’è un audit esterno

Gli audit esterni sono una valutazione indipendente dei bilanci, dei registri finanziari e dei controlli interni di un’azienda. L’obiettivo è validare i processi per garantire l’accuratezza e l’efficacia della gestione finanziaria, individuando eventuali aree di miglioramento.

Gli audit esterni vengono svolti da soggetti terzi per offrire una revisione completa delle pratiche finanziarie. In genere, un auditor esterno analizza:

• Accuratezza della reportistica

• Configurazioni dei sistemi

• Controlli sugli accessi

• Elaborazione delle transazioni

• Integrità dei dati

• Conformità normativa

I benefici degli audit esterni

Le organizzazioni ottengono numerosi benefici dagli audit esterni, che vanno ben oltre il semplice rispetto formale delle norme.

Maggiore trasparenza finanziaria

Un audit esterno fornisce una valutazione imparziale che garantisce che le informazioni siano complete, accurate e conformi agli standard contabili e di settore. Questo livello di trasparenza contribuisce a rafforzare la fiducia all’interno dell’azienda e nei confronti di investitori e finanziatori, aumentando al contempo il livello di responsabilità.

Garanzia di conformità

Gli audit esterni aiutano le aziende a rispettare gli obblighi legali e regolatori, offrendo maggiore tranquillità e riducendo il rischio di sanzioni o conseguenze legali.

Validazione dei controlli interni

Durante il processo di audit, l’auditor esterno valuta l’efficacia dei controlli interni. Questa analisi consente di individuare eventuali lacune nelle policy o nei controlli, mettendo in evidenza le aree su cui intervenire. Controlli interni solidi aiutano a mantenere la conformità interna e a ridurre il rischio di errori o frodi.

Migliore capacità decisionale

Gli insight emersi dall’audit offrono una base solida per prendere decisioni consapevoli. Comprendere la propria situazione finanziaria e i rischi consente di procedere con maggiore sicurezza, sviluppando strategie più efficaci.

Il processo di audit esterno

Un auditor esterno segue generalmente alcune fasi chiave, tra cui:

• Pianificazione e preparazione: collaborazione con il team finance per comprendere le operazioni aziendali, i sistemi di controllo interno e le aree di rischio o criticità.

• Raccolta e revisione dei dati: raccolta e analisi di documenti, registrazioni finanziarie e altre informazioni rilevanti per valutare l’accuratezza e la completezza del bilancio.

• Valutazione dei controlli interni: analisi della struttura e dell’efficacia dei sistemi di controllo interno, con identificazione di eventuali debolezze o margini di miglioramento.

• Test sostanziali: esecuzione di verifiche, come campionamenti e analisi comparative, per confermare la validità e l’accuratezza delle informazioni finanziarie.

• Report e raccomandazioni: redazione di un report che riassume i risultati, le eventuali anomalie o discrepanze e le raccomandazioni di miglioramento.

• Follow-up e azioni correttive: gestione delle criticità emerse dal report e implementazione delle azioni correttive necessarie.

Elementi chiave per audit esterni di successo

Per rendere il processo di audit esterno più fluido ed efficace, è utile tenere presenti alcuni aspetti fondamentali.

Collaborazione

Alcuni membri del team finance temono che l’audit possa mettere in luce errori o criticità. In realtà, un audit esterno può confermare la qualità del loro lavoro e individuare aree di miglioramento per ottenere risultati migliori. Più che “trovare errori”, l’audit serve a verificare che policy, procedure e misure di controllo siano adeguate, semplificando il lavoro del team finance.

Fornire agli auditor informazioni complete e collaborare in modo trasparente migliora significativamente l’intero processo. Anche rispondere tempestivamente alle richieste degli auditor aiuta a evitare ritardi.

Segnalare proattivamente eventuali aree critiche, invece di sperare che non vengano notate, permette di risolverle più rapidamente e di avere maggiore fiducia nei sistemi adottati.

Preparazione della documentazione

Assicurarsi che la documentazione sia accessibile e ben organizzata contribuisce a snellire l’audit e a ridurne i costi. La disponibilità di documenti relativi a registrazioni finanziarie, controlli interni e sistemi è essenziale. Al contrario, fornire dati disordinati o non strutturati allunga i tempi dell’audit e ne aumenta i costi.

Sistemi e policy adeguati

Un principio fondamentale dei controlli interni efficaci è la separazione dei compiti, per evitare che una sola persona possa avviare, approvare e registrare una transazione senza alcuna supervisione. La revisione di diritti utente, ruoli, permessi e flussi di approvazione garantisce la presenza di adeguati meccanismi di controllo.

In preparazione a un audit esterno, le aziende dovrebbero verificare policy e workflow per assicurarsi che la separazione dei ruoli sia correttamente applicata. Ogni transazione dovrebbe inoltre disporre di una traccia di audit verificabile e della relativa documentazione di supporto.

La tecnologia giusta

Il 94% dei dirigenti concorda sul fatto che le tecnologie avanzate possano migliorare la qualità degli audit. Integrare controlli intelligenti sulle spese lungo i workflow consente di ridurre in modo significativo le non conformità e le eccezioni nei rimborsi spese.

L’automazione dell’audit interno è più efficiente del 36% nella gestione e raccolta delle note spese e porta a un aumento del 65% delle note spese conformi alle policy aziendali. Questo migliora l’audit interno e rende gli audit esterni più semplici e meno costosi.

Gestione delle aspettative

I responsabili finance devono assicurarsi che il team abbia chiaro cosa ci si aspetta. Nello scenario ideale, l’audit non richiede alcuna rettifica. Fissare questo standard comunica a tutta l’organizzazione che accuratezza, qualità della reportistica finanziaria ed efficienza dei sistemi sono priorità assolute.

Se durante l’audit emergono discrepanze o debolezze, è fondamentale affrontarle tempestivamente per evitare che si trasformino in problemi più gravi nel tempo.