AI, viaggi aziendali e note spese: il futuro del T&E

Gestire viaggi aziendali e note spese non è un’attività semplice. Il processo di Travel & Expense coinvolge persone, strumenti e responsabilità diverse: i dipendenti prenotano viaggi e rendicontano le spese, i manager approvano, i team finanziari riconciliano i report e verificano che tutto sia conforme alle policy aziendali.

In questo contesto, l’intelligenza artificiale può contribuire a rendere l’intero ciclo di vita T&E più semplice, automatizzato e ottimizzato. Integrando funzionalità intelligenti nelle diverse fasi del processo, dalla pianificazione alla prenotazione, dall’assistenza durante il viaggio fino alla rendicontazione e agli audit, le soluzioni SAP Concur aiutano team e leader aziendali a lavorare in modo più efficiente.

L’AI nella pianificazione dei viaggi aziendali

Il supporto dell’intelligenza artificiale può iniziare ancora prima della prenotazione. Quando un reparto deve organizzare una riunione fuori sede per più persone, entrano in gioco variabili come città, opzioni di viaggio, policy aziendali, costi complessivi, tempi di percorrenza e obiettivi di sostenibilità.

Attraverso l’agente Meeting Location Planner all’interno di Joule, è possibile analizzare questi elementi e individuare una sede coerente con le esigenze dell’azienda. L’obiettivo è selezionare un’opzione efficiente, capace di tenere conto non solo dei costi, ma anche dei tempi di viaggio e dell’allineamento con gli obiettivi di sostenibilità.

Prenotazioni più semplici e conformi alle policy

La fase di pianificazione e prenotazione è uno dei momenti in cui l’AI può offrire un supporto concreto ai dipendenti. Inserendo destinazione e date, l’agente di prenotazione può proporre un elenco di opzioni di volo e hotel conformi alle policy aziendali e personalizzate in base alle preferenze del viaggiatore.

Le opzioni includono prezzi in tempo reale, spiegazioni sulle classi di viaggio e stime delle spese. Questo consente di rendere la ricerca più rapida e più chiara, riducendo il tempo necessario per confrontare le alternative disponibili.

Secondo i dati, le stime dei costi basate sull’AI possono ridurre dell’83% il tempo dedicato alla ricerca dei viaggi.

Preparazione pre-viaggio: policy, fornitori e documenti

Prima della partenza, Concur Travel mette a disposizione risorse utili come policy di viaggio, fornitori preferiti e documentazione richiesta, aiutando il dipendente a prepararsi alla trasferta nel rispetto delle procedure aziendali. Non sorprende quindi che il 64% dei travel manager desideri vedere l’AI integrata negli strumenti di prenotazione.

Assistenza durante il viaggio e gestione delle spese

Anche durante la trasferta, l’automazione basata sull’AI può supportare il viaggiatore. In caso di imprevisti, come un volo in ritardo a causa del maltempo, TripIt Pro può inviare avvisi in tempo reale e suggerire alternative di viaggio.

Nel frattempo, le spese addebitate sulla carta aziendale, come soggiorni in hotel o voli, possono essere monitorate e categorizzate automaticamente in Concur Expense. Per le spese vive, invece, il dipendente può registrare la ricevuta tramite l’app mobile, semplicemente scattando una foto.

La disponibilità dei viaggiatori verso questo tipo di strumenti è alta: il 95% dei viaggiatori d’affari è disposto a utilizzare l’automazione basata sull’AI per la prenotazione e la gestione dei viaggi.

Rendicontazione post-viaggio: note spese quasi complete

Al rientro dalla trasferta, la nota spese può essere già in gran parte compilata. ExpenseIt estrae i dati dalle ricevute caricate, mentre le transazioni effettuate con carta aziendale vengono sincronizzate e categorizzate in modo sicuro.

L’agente di analisi delle ricevute in ExpenseIt può identificare informazioni mancanti, come le posizioni associate ad alcune voci di spesa. Per completare i dati, valuta informazioni provenienti da nomi dei fornitori, itinerari di viaggio e altre fonti, aggiungendo automaticamente i dettagli mancanti.

Quando il dipendente ha bisogno di indicazioni, ad esempio per destinare una parte delle spese a un altro reparto, può utilizzare le funzionalità di aiuto e ricerca conversazionale in Joule. In questo modo ottiene istruzioni in pochi secondi, senza dover creare un ticket.

Prima dell’invio finale, l’agente di convalida della nota spese esamina il report per rilevare eventuali errori, contribuendo a migliorare accuratezza e conformità.

Approvazioni e audit basati sull’AI

Una volta inviata la nota spese, il team finanziario può contare su funzionalità che supportano il controllo e la conformità. Intelligent Audit utilizza il machine learning e l'AI generativa per segnalare eventuali spese non conformi e fornire spiegazioni chiare, facilitando una risoluzione più rapida.

Questo riduce la necessità di comunicazioni avanti e indietro e aiuta a produrre report accurati e conformi alle policy. Inoltre, responsabili finanziari e travel manager possono identificare modelli e comportamenti di spesa, così da adeguare ulteriormente le policy T&E alle esigenze aziendali.

Da gennaio 2022 a giugno 2024, 41,5 milioni di note spese Concur sono state sottoposte ad audit con l’AI, con oltre 1,1 miliardi di controlli di conformità eseguiti.

La sicurezza dei dati resta un elemento centrale. Le informazioni finanziarie e quelle relative ai dipendenti vengono protette attraverso crittografia end-to-end, autenticazione, provisioning dell’identità e gestione proattiva delle minacce.

Riconciliazione, reporting e recupero delle imposte

L’intelligenza artificiale può supportare anche la fase di riconciliazione e reporting. Concur Tax Assurance by Blue dot identifica le spese con IVA, HST e GST idonee al rimborso, contribuendo a massimizzare il recupero delle imposte e a mantenere la conformità normativa.

Le informazioni basate sull’AI aiutano inoltre i team finanziari a migliorare le previsioni, identificando tendenze di spesa e ulteriori opportunità di risparmio.

Secondo il nostro studio, gli utenti elaborano 1,5 volte più note spese al mese e ottengono un’efficienza 5 volte maggiore nell’elaborazione dei report.

L’AI trasforma il ciclo Travel & Expense

Le soluzioni basate sull’AI di SAP Concur stanno trasformando l’esperienza T&E integrando l’intelligenza artificiale nelle prime fasi del processo, cioè nei momenti in cui vengono prese le decisioni e in cui è possibile influenzare il comportamento.

Automatizzando attività manuali, supportando la conformità e fornendo informazioni utili, l’AI permette alle organizzazioni di semplificare la gestione di viaggi aziendali e note spese lungo tutto il ciclo di vita: dalla pianificazione alla prenotazione, dall’assistenza durante il viaggio fino alla rendicontazione, agli audit e al reporting.

Per i dipendenti significa poter contare su strumenti più semplici e guidati. Per i team finance e travel significa avere maggiore visibilità sui processi, più supporto nei controlli e informazioni utili per gestire le policy T&E in modo coerente con le esigenze aziendali.

AI al lavoro: Il futuro dei viaggi e delle note spese è già qui

Con le soluzioni SAP Concur basate sull’intelligenza artificiale, ogni fase del processo di T&E, dalla prenotazione e approvazione alla rendicontazione delle spese e agli audit, diventa più intelligente, più veloce e più sicura.

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