AI per viaggi e note spese: 8 domande per i leader IT

L’intelligenza artificiale sta trasformando il modo in cui le aziende gestiscono i viaggi e le note spese. Dalla prenotazione delle trasferte all’analisi delle spese, fino all’individuazione di anomalie e possibili frodi, le funzionalità AI possono rendere i processi T&E più rapidi, strutturati e affidabili.

Per i leader IT, però, adottare l’AI non significa soltanto introdurre nuove tecnologie. Significa assicurarsi che sicurezza, conformità, gestione degli accessi e integrazione con i sistemi aziendali siano affrontate con il giusto livello di attenzione.

Ecco otto domande fondamentali per comprendere come l’AI può essere applicata alla gestione di viaggi e note spese.

1. Quali funzionalità di AI offre SAP Concur?

Le funzionalità AI presenti in Concur Expense e Concur Travel aiutano le organizzazioni ad automatizzare attività ripetitive e a semplificare diversi passaggi del processo T&E.

Tra gli esempi principali:

• ExpenseIt acquisisce le ricevute e ne estrae automaticamente i dettagli principali.
• Intelligent Audit combina intelligenza artificiale ed esperienza umana per individuare spese non conformi.
• Concur Request fornisce stime dei costi di viaggio per la pre-approvazione, sulla base dei parametri inseriti dall’utente.
• Joule supporta attività come la prenotazione dei viaggi, la gestione delle spese e la ricerca di funzionalità attraverso un’esperienza conversazionale.

Quando l’AI è integrata nativamente nei flussi di lavoro T&E, i dipendenti possono svolgere le proprie attività in modo più rapido ed efficace. Allo stesso tempo, l’azienda può passare da un approccio reattivo a uno più proattivo, con l’obiettivo di migliorare la conformità e supportare decisioni di spesa più informate.

2. Come vengono utilizzati e protetti i dati dei clienti?

La sicurezza dei dati è una delle principali priorità quando si valutano soluzioni AI per i processi aziendali. SAP Concur protegge dati personali e sensibili attraverso un framework di sicurezza multilivello che include:

• Transport Layer Security, o TLS, per la crittografia dei dati in transito;
• Advanced Encryption Standard AES-256 per i dati a riposo;
• conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati, GDPR;
• certificazioni SOC 1 Tipo II e SOC 2 Tipo II.

I modelli AI vengono addestrati su dati aggregati e resi anonimi provenienti dalla rete globale Concur. Questo consente di riconoscere diversi formati di ricevute e modelli di spesa globali.

Per impostazione predefinita, l’AI viene addestrata utilizzando dati di più clienti. Tuttavia, ogni cliente può scegliere di escludere i propri dati dai dataset di addestramento. Questa scelta incide solo sull’addestramento del modello e non sulle funzionalità del prodotto.

Inoltre, grazie all’isolamento dei tenant, i dati dei clienti restano separati. Il mascheramento e il filtraggio contribuiscono a evitare che informazioni sensibili vengano visualizzate dai modelli AI quando non è necessario. SAP collabora con fornitori affidabili di modelli linguistici di grandi dimensioni, ma non utilizza i dati dei clienti per addestrare modelli di terze parti.

3. Quali principi guidano un’AI responsabile ed etica?

L’adozione dell’intelligenza artificiale richiede anche una governance chiara. La Policy etica globale sull’intelligenza artificiale di SAP definisce regole per lo sviluppo e l’adozione di sistemi AI, seguendo le raccomandazioni UNESCO sull’intelligenza artificiale.

L’approccio si basa su tre principi fondamentali:

1. Il primo è l’equità: SAP monitora e corregge attivamente i bias nei modelli AI, con l’obiettivo di garantire un trattamento equo degli utenti.

2. Il secondo è la trasparenza. I risultati prodotti dall’AI devono essere tracciabili e spiegabili. Nelle soluzioni T&E, gli utenti sono sempre informati quando stanno interagendo con l’intelligenza artificiale.

3. Il terzo è la responsabilità. Attraverso modelli human-in-the-loop e human-in-command, la decisione finale resta alle persone e non ai sistemi AI.

SAP ha inoltre ottenuto la certificazione ISO/IEC 42001, standard internazionale relativo alla governance dell’intelligenza artificiale.

4. Come possono i team IT attivare e integrare le funzionalità AI?

Le funzionalità AI in SAP Concur seguono due principali percorsi di implementazione:

1. Il primo riguarda l’AI integrata. Le funzionalità, ad esempio, di ExpenseIt possono essere attivate tramite un semplice controllo di amministrazione nel menu di configurazione e non richiedono infrastrutture aggiuntive.

2. Il secondo riguarda le funzionalità AI che richiedono una configurazione dedicata. Strumenti di AI generativa e agentica come Joule devono essere configurati attraverso SAP Store e collegati all’ambiente SAP dell’organizzazione, così da applicare correttamente le policy aziendali.

Per i casi d’uso di Joule, il team IT utilizza SAP Business Technology Platform come sistema operativo sottostante.

Sul fronte dell’integrazione, Concur dispone di capacità che permettono di connettere la piattaforma con ERP, sistemi HRM e altri sistemi aziendali. I connettori nativi possono semplificare il flusso dei dati e favorire coerenza tra piattaforme. Concur App Center offre inoltre accesso a soluzioni partner pre-convalidate, utili per estendere le funzionalità e rispondere a esigenze specifiche.

Scopri di più sulle integrazioni SAP Concur qui.

5. Come vengono gestiti identità, autenticazione e accessi?

La gestione degli accessi è un elemento centrale per l’utilizzo sicuro delle soluzioni T&E assistite da AI.

SAP Concur utilizza SAML 2.0 come protocollo principale per il Single Sign-On. In questo scenario, Concur agisce come service provider, mentre il sistema di identità aziendale svolge il ruolo di identity provider. L’accesso SSO è disponibile sia via web sia da dispositivi mobili.

Per gli utenti che effettuano l’accesso direttamente con credenziali Concur viene applicata l’autenticazione a due fattori. Nei casi di accesso SSO, l’autenticazione a più fattori può essere abilitata tramite l’identity provider aziendale.

Sono supportati flussi SSO SAML 2.0 sia IdP sia SP, incluse integrazioni con Microsoft Entra ID, Okta e altri identity provider aziendali.

La gestione delle autorizzazioni si basa sul controllo degli accessi basato sui ruoli, o RBAC. L’accesso a determinate funzioni, dati e strumenti amministrativi dipende quindi dai ruoli assegnati a livello di applicazione.

Per utilizzare Joule è necessario SAP Cloud Identity Services. Identity Authentication Service assegna agli utenti un SAP Global User ID, consentendo agli agenti AI di riconoscere lo stesso utente su più applicazioni SAP. Identity Provisioning Service può invece automatizzare il ciclo di vita degli utenti, creando, aggiornando o revocando accessi quando le persone entrano o escono dall’organizzazione.

6. Quali sono i requisiti per utilizzare Joule?

Per attivare Joule, l’organizzazione deve avere un account aziendale globale su SAP Business Technology Platform. SAP mette a disposizione una versione base di BTP senza costi aggiuntivi per gli utenti Joule che non dispongono già di un account.

Joule richiede inoltre SAP Cloud Identity Services per la gestione di accessi e autorizzazioni. Ogni utente deve essere associato a un SAP Global User ID univoco.

Per utilizzare Joule nei casi d’uso legati ai viaggi, l’azienda deve adottare la nuova piattaforma Concur Travel.

Joule è disponibile con un approccio a livelli, che consente di partire dalle funzionalità essenziali e aggiungere progressivamente quelle più evolute.

Tra le funzionalità indicate:

• la guida conversazionale di Joule Base, che sostituisce la ricerca tradizionale nelle FAQ fornendo risposte basate sulla policy aziendale;
• Booking agent, anch’esso parte di Joule Base, che suggerisce voli e hotel in linea con preferenze del viaggiatore e requisiti aziendali;
• Expense report validation, funzionalità Joule Premium che analizza in modo proattivo i report, individua eventuali errori, segnala informazioni mancanti e spiega i flag di conformità in un linguaggio semplice.

7. È possibile testare le funzionalità AI in un ambiente sandbox?

Sì. SAP Concur offre una sandbox di produzione che replica l’ambiente live, pur con alcune limitazioni che possono variare in base all’edizione e ai servizi attivati.

Il team IT può utilizzare la sandbox per attivare funzionalità assistite da AI e verificare il modo in cui interagiscono con dati storici e configurazioni personalizzate, senza influire sull’ambiente di produzione.

Questo rende la sandbox uno spazio utile per test, formazione e sperimentazione, riducendo il rischio operativo prima di estendere nuove funzionalità agli utenti finali.

8. Come massimizzare il valore dell’AI nelle soluzioni Concur?

Per ottenere il massimo dalle funzionalità AI applicate a viaggi, note spese e fatture, il team IT può seguire alcune best practice.

• La prima è integrare i dati con ERP, HRIS e altri sistemi core. Una maggiore continuità dei dati può supportare insight AI più accurati.
• La seconda è sfruttare gli ambienti sandbox per testare funzionalità, formare gli utenti e sperimentare in modo controllato.
• La terza è educare gli utenti finali. Perché l’AI possa essere utilizzata in modo efficace, è importante che le persone comprendano le funzionalità disponibili e il corretto utilizzo degli strumenti.
• Infine, è utile collaborare con SAP Concur per personalizzare le funzionalità AI in base alle esigenze specifiche dell’organizzazione.

AI per viaggi e note spese: innovare senza aumentare la complessità

L’AI può rendere i processi di spesa, viaggio e fatturazione più veloci e affidabili, ma per i leader IT il valore dipende anche dalla capacità di gestire sicurezza, accessi, integrazioni e conformità.

Dall’automazione dell’acquisizione delle ricevute alla verifica delle note spese, fino agli strumenti conversazionali e agentici di Joule, SAP Concur mette a disposizione funzionalità AI pensate per inserirsi nei flussi T&E aziendali.

L’obiettivo non è aggiungere complessità al lavoro dei team IT, ma supportare l’organizzazione nell’adozione di processi più intelligenti, sicuri e responsabili.

L’AI applicata alla gestione di viaggi e note spese: le otto domande cruciali per i leader IT

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