I travel manager assistono all’aumento dei viaggi e all’ampliamento del proprio ruolo

Il fatto che i viaggiatori aziendali si rimettano a viaggiare in aereo o per strada è sempre, come per il settore immobiliare, un fattore geografico.

Molte aziende statunitensi hanno ripreso i viaggi nazionali a vari livelli, ma i viaggi internazionali rimangono in gran parte critici per le aziende e richiedono approvazioni speciali. In alcune organizzazioni, i dipendenti con sede negli Stati Uniti stanno effettivamente testando nuovi sistemi e procedure messi in atto dalle aziende per i viaggi e il duty of care.

Sally Abella, Senior Director di Global Corporate Travel presso Harman International Industries Inc., ha dichiarato: “I nostri viaggiatori sono molto, molto desiderosi di tornare a viaggiare, vogliono sedere davanti al cliente, desiderano una collaborazione personale.”

Ma la probabilità che i dipendenti possano viaggiare dipenderà dallo scopo del viaggio. La pandemia e i suoi incontri virtuali hanno dimostrato che il contatto di persona potrebbe non essere necessario.

“Considerando l’aspetto critico per l’azienda, c’è differenza se parliamo di contatti faccia a faccia per incontrare clienti o partner o per le riunioni interne”, ha affermato Kate Rilling, Senior Manager, Global Travel and Expense di ServiceNow.

Abella e Rilling hanno partecipato al panel dei relatori in una recente sessione del SAP Concur Travel Industry Summit: Nella mente del travel manager: orientarsi nei viaggi oggi. I due esperti, e altri come loro, riconoscono che il desiderio di viaggiare tornerà a farsi sentire quando gli uffici aziendali riapriranno. Per il momento, ottenere l’approvazione per viaggiare può significare controlli estesi che includono anche dirigenti senior e funzionari della sicurezza.

“E rimarrà così”, ha affermato un altro membro del panel, Alison Rogan, Head of travel and expense presso Barclays.

Cosa hanno fatto le aziende

Oltre alle approvazioni restrittive, le organizzazioni hanno istituito sistemi e tecnologie per fornire informazioni ai propri viaggiatori. I manager affermano che molti hanno esitazioni a ritornare nel mondo: formazione e risorse sono necessarie per rassicurare i viaggiatori e soddisfare il duty of care.

Le aziende hanno aggiunto micrositi interni e rafforzato le piattaforme di informazione, includendo le richieste, sui portali di viaggio. Un'azienda ha creato una popolare serie di cinque settimane sui viaggi nella nuova normalità, con operatori di compagnie aeree, hotel, auto a noleggio e aeroporti che condividono informazioni.

Con la riapertura degli uffici, un'organizzazione ha puntato sulla sistemazione sicura per i viaggiatori, garantendo sostanzialmente ai visitatori di poter riservare un posto in ufficio. I dipendenti di un'altra azienda possono controllare lo status delle singole sedi aziendali tramite un portale viaggi: Aperta? Quanto aperta? Restrizioni?

La rilevanza e l’ampiezza delle informazioni disponibili sono importanti, in quanto i viaggiatori sono più propensi a utilizzarle se non ne sono sopraffatti. Una società è andata oltre i portali e le richieste elettroniche, mettendo a disposizione un membro del team viaggi che, mettendosi in contatto con i dipendenti che prenotano dei viaggi, si assicura che essi siano a conoscenza di tutte le nuove risorse e i nuovi protocolli.

“Questi sono strumenti che forniscono informazioni sulle destinazioni di viaggio, su cosa aspettarsi una volta atterrati, sull’obbligo della mascherina, su cosa stanno facendo i fornitori, le compagnie aeree, gli hotel”, ha affermato Rilling. “Il processo deve essere intuitivo.”

La sostenibilità va di pari passo

La maggiore enfasi sulla sostenibilità si integra naturalmente con i nuovi modi di viaggiare.

Le organizzazioni stanno illustrando opzioni più ecologiche quando i viaggiatori prenotano voli, hotel, auto a noleggio e altro ancora. Forniscono suggerimenti, sotto forma di promemoria, in modo che ognuno apporti il proprio contributo, cercando fornitori con pratiche più sostenibili e mettendoli in evidenza.

La pandemia ha offerto l’opportunità di riconsiderare le pratiche passate. Un travel manager ha descritto come, in passato, i dipendenti di un ufficio avrebbero viaggiato all'interno del proprio Paese per essere presenti alle riunioni della sede centrale, più volte in mese.

“Questo periodo ci ha messo di fronte a una domanda: ho usato in maniera efficiente il mio tempo? E ho usato in maniera efficiente il tempo dell’azienda?”, ha aggiunto Rilling.

Il ruolo del travel manager sta cambiando

I travel manager dicono che, sebbene spesso abbiano avuto voce in capitolo nei confronti della dirigenza senior, il loro ruolo è cresciuto e si è ampliato durante la pandemia.

“Abbiamo acquisito nuove responsabilità che forse non abbiamo mai avuto prima d’ora”, ha affermato Rogan.

L’apprezzamento è cresciuto perché spostare i dipendenti da un posto all’altro in sicurezza non è semplice e perché i viaggi vengono ora percepiti come parte centrale del piano aziendale e non solo come complemento sotto la responsabilità esclusiva del travel manager.

“È stata davvero un’ottima opportunità per trovare il nostro posto all’interno dell’organizzazione e dire: è arrivato il momento di concentrarci al meglio e investire sul nostro programma globale di viaggi e spese, in modo da poter contribuire in modo chiave agli sforzi di sostenibilità ambientale, salute e sicurezza... sostenendo davvero il processo di duty of care”, ha affermato Rilling.

Maggiori informazioni

I membri del panel Suzanne Neufang, GBTA, Alison Rogan, Barclays, Kate Rilling, ServiceNow e Sally Abella, Harman International Industries Inc., condividono le loro opinioni nella sessione Nella mente del travel manager: orientarsi nei viaggi oggi del SAP Concur Travel Industry Summit. Guarda la sessione. QUI