Scegliere un software per viaggi e note spese aziendali: esempi e best practice

I processi manuali e ripetitivi assorbono tempo ed energie in attività aziendali essenziali come la prenotazione dei viaggi, la gestione delle note spese, l’elaborazione delle fatture e i pagamenti.  Questo non solo porta a un inutile duplicato di lavoro, ma compromette anche la qualità dei dati, l’analisi e il controllo.  Poiché la gestione delle spese di viaggio (T&E) e dei conti da pagare (AP) sono strettamente collegate, sempre più aziende riconoscono l’importanza di integrare le loro piattaforme tecnologiche.  Tuttavia, scegliere il software giusto per ottimizzare la gestione delle spese e dei viaggi aziendali richiede una chiara comprensione delle funzionalità essenziali e delle migliori pratiche.  

Ti serve una soluzione che offra insight più approfonditi, velocizzi i flussi di lavoro, rafforzi la compliance e migliori l’esperienza dei dipendenti, garantendo al contempo vantaggi concreti come sconti per pagamenti anticipati e tariffe più vantaggiose.  E, soprattutto, deve permetterti di misurare i risultati ottenuti.  Prendiamo ad esempio i guadagni misurabili delle soluzioni integrate SAP Concur: 

• Rendicontazione delle spese 2 volte più veloce 
• 19,2% di tempo risparmiato per prenotare un viaggio 
• 35% di fatture in più elaborate 
• Risparmio medio del 21% nella prenotazione e nella rendicontazione delle spese 

Per aiutarti a navigare nel processo di scelta di un software per viaggi e note spese che soddisfi le tue esigenze, questo post del blog esplorerà: 

• Principali funzionalità software per viaggi e note spese da cercare (e cosa evitare) da un fornitore di soluzioni incentrato sull’azienda. 
• Esempi reali, come il modo in cui il Gruppo Campari globale ha ottenuto coerenza, efficienza, visibilità e scalabilità con le soluzioni SAP Concur. 
• Perché è importante che le soluzioni siano facili da configurare e offrano vantaggi rapidamente attraverso integrazione, implementazione, strumenti di adozione e supporto continuo senza interruzioni.  

Cosa devo cercare in un software per viaggi e note spese? 

Efficienza, chiarezza e controllo sono motivi che spingono le aziende ad automatizzare la gestione delle spese. Forse nulla è più importante di avere un software per viaggi e note spese con la flessibilità necessaria per soddisfare le esigenze future. Nessuno vuole una tecnologia obsoleta fin dall’inizio, quindi consideriamo le caratteristiche chiave da cercare e perché. 

Le soluzioni integrate per la gestione delle spese e dei viaggi offrono un vantaggio strategico sotto molti aspettii, con benefici che diventano ancora più evidenti quando anche l’AP entra in gioco.  In sostanza, le organizzazioni dovrebbero cercare soluzioni da un fornitore impegnato nell’innovazione continua nell’ambito del software per viaggi e note spese e dell’automazione AP, perché vendere promesse non è la stessa cosa che mantenerle.  

Realizzare una vera integrazione 

Un sistema progettato come un’unica soluzione è decisamente più efficace rispetto a due o tre strumenti collegati in modo frammentario, con connettori deboli e trasferimenti manuali di dati.  Grazie alla vera integrazione con ERP e altri sistemi, i dati si spostano in modo fluido, rapido e trasparente dalle trasferte alle spese fino alle funzioni AP. Ciò consente una visibilità completa tra i travel manager e gli stakeholder finanziari, mentre i dipendenti godono di una migliore esperienza utente mentre passano da un’attività all’altra senza dover passare da un accesso all’altro e da una piattaforma all’altra.  

Aspettatevi una tecnologia pronta per il futuro 

Un software per viaggi e note spese deve essere scalabile in base all’espansione aziendale. Dovrebbe includere opzioni di pagamento integrate, estensioni e app per la gestione fiscale e altre necessità, la possibilità di selezionare partner di viaggio, operatività su scala internazionale con supporto per più valute e una comprovata capacità di gestire sia grandi che piccoli volumi di utenti, viaggi e note spese.  

Scommetti tutto sui viaggi 

Alcune soluzioni per i viaggi aziendali sono collegate in modo superficiale ai software di gestione delle spese, un approccio inefficace in un settore in continua evoluzione, dove preferenze, contenuti e dinamiche cambiano costantemente.  Assicurati che il tuo fornitore abbia stabilito relazioni con TMC e fornitori di tutti i tipi e possa acquisire prenotazioni dirette dei fornitori, garantendo conformità, tariffe negoziate e visibilità. Devono essere disponibili diverse opzioni di noleggio aereo, alberghiero, ferroviario e di autonoleggio e nuovi canali di contenuti. Dovresti ottenere controllo e risparmio; i viaggiatori dovrebbero ottenere informazioni, personalizzazione e soddisfazione. 

Abbraccia l’eccellenza nella gestione di viaggi, spese ed AP con l’intelligenza artificiale 

Le tue soluzioni di viaggio, spesa e contabilità fornitori dovrebbero utilizzare le tecnologie AI per esaminare ogni spesa, rilevare e scoraggiare le frodi, applicare la conformità, configurare facilmente le regole, individuare i modelli di spesa, acquisire e leggere ampie varietà di fatture, correggere errori e omissioni e fornire visibilità.  Da quasi un decennio,  

SAP Concur costruisce e implementa soluzioni potenti utilizzando l’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico (ML) per aiutare i suoi clienti a raggiungere una maggiore efficienza e conformità.  

Ottieni una visione completa delle tue spese  

Le integrazioni di sistema e dati forniscono una visione completa e in tempo reale delle spese prima, durante e dopo che si verificano. Report e dashboard intelligenti, basati sulle best practice, dovrebbero essere uno standard, con la possibilità di personalizzarli in base ai tuoi KPI e il supporto di specialisti in reportistica.  Le visualizzazioni del budget devono essere personalizzate in base alle esigenze del proprietario; i report non devono solo tenere traccia delle spese aziendali, ma anche dell’impatto sulla sostenibilità e di altre priorità strategiche.  Con la giusta intelligenza, avrai accesso a informazioni che ti consentono di fare le migliori previsioni, scelte e decisioni per la tua azienda. 

Viaggi, spese e operazioni aziendali senza intoppi per Campari  

A partire dal suo iconico liquore, Campari Group si è espanso in oltre 190 mercati con un portafoglio di oltre 50 brand, tra cui Wild Turkey whiskey e SKYY vodka.  L’espansione e le acquisizioni aziendali hanno messo insieme molti processi T&E diversi e disconnessi e dispendiosi in termini di tempo e attività complicate per il gruppo globale e i suoi oltre 4.700 dipendenti: i “Camparistas”. 

Alla ricerca di coerenza ed efficienza, Campari Group ha scelto di adottare un software digitalizzato per la gestione di viaggi e spese, affidandosi a un provider in grado di risolvere:  

• Gestione disomogenea dei viaggi aziendali nei diversi mercati.  
• Processi manuali e cartacei per il monitoraggio e il rimborso delle spese aziendali, considerati macchinosi da viaggiatori e dipendenti.  
• Prenotazioni offline che limitavano la visibilità dei dati e dei viaggi.  
• Controllo dei costi inadeguato e contenuti di viaggio incoerenti.  

Campari ha scelto di collaborare con SAP Concur per il suo software per viaggi e note spese. Hanno gettato le basi con Concur Expense nel 2017 e hanno iniziato ad automatizzare la gestione delle spese. Nel 2020, l’azienda ha aggiunto Concur Travel. Nel percorso di trasformazione, hanno sviluppato un mantra: una policy, un’agenzia, un unico strumento in grado di crescere e adattarsi insieme all’azienda.  Grazie all’integrazione, hanno ottenuto dati affidabili, visibilità di viaggi e note spese, reportistica migliorata, strumenti duty of care ampliati e approvazioni semplificate per i manager.  

Il sistema centralizzato per la gestione dei viaggi aziendali e delle spese è stato implementato su scala globale, adattandosi a diverse regioni e fusi orari. I benefici ottenuti sono illustrati in un video e in un case study dettagliato: 

• Approvazioni di viaggio più veloci del 50% 
• 13% in meno di rifiuti di note spese 
• Riduzione del 70% delle spese con le agenzie di viaggio offline 

“La nostra missione è semplificare l’esperienza di viaggio, garantire sicurezza e protezione ai dipendenti, promuovendo al contempo una cultura dei viaggi sostenibile” afferma William Cocco, Global Travel Manager. “Con le soluzioni SAP Concur, siamo in grado di integrare partner che ci aiutano con il duty of care per offrire ai viaggiatori tutti gli strumenti per viaggiare in sicurezza.”  

Implementazione delle soluzioni di viaggio, spese e contabilità fornitori  

Una volta scelto un software per la gestione di viaggi e spese in grado di accelerare il business, dovresti aspettarti un supporto continuo in ogni fase: dall’implementazione all’adozione, fino alla gestione operativa.  SAP Concur ha tutto ciò che serve. Avendo lavorato con oltre 46.000 organizzazioni in tutto il mondo, se non abbiamo visto tutto, ci siamo molto vicini. 

Le aziende e i team IT si preoccupano giustamente se le nuove soluzioni si integreranno con i sistemi attuali e se avranno le risorse per configurare tutto e iniziare a guadagnare. Che si tratti di un team IT di uno o più membri, forniamo opzioni, funzionalità e supporto per la distribuzione e l’integrazione di software per viaggi e note spese: 

• Diversi metodi di integrazione, tra cui on-demand, protocollo di trasferimento sicuro dei file (sFTP), servizi web e connettori predefiniti. La varietà e la capacità di personalizzazione sono progettate per integrarsi con i sistemi attuali e con il modo in cui fai affari. 
• Una procedura guidata di configurazione di facile utilizzo consente di selezionare i dettagli finanziari da mostrare, i campi dei report, controlli di conformità e integrazioni con ERP e altri sistemi. 
• La sicurezza dei dati è fondamentale. Le soluzioni rispettano o superano gli standard internazionali di sicurezza, privacy e conformità, garantendo la riservatezza, integrità e disponibilità dei dati.  Le soluzioni basate su cloud sono accessibili tramite single sign-on via web e mobile, con un sistema avanzato di controllo degli ID utente e dell'autenticazione.  
• Test e valutazione assicurano che la tua azienda ottenga le informazioni, i report, la conformità e i miglioramenti dei processi di cui ha bisogno dall’automazione di viaggi, note spese e contabilità fornitori. 
• Ampio ecosistema di oltre 700 partner SAP Concur che offrono app, integrazioni e servizi da fornitori di servizi di pagamenti, fornitori di viaggi, esperti di sostenibilità e altri che estendono e personalizzano le nostre soluzioni di automazione della gestione delle spese e dei viaggi di lavoro.  
• Formazione e supporto degli utenti per dipendenti e amministratori di sistema. I dipendenti ricevono le risposte 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e in più lingue tramite guida in-app e chat. Forniamo strumenti chiavi in mano, e-mail, checklist e altre risorse per costruire l’adozione e preservare il tempo dell’IT. SAP Concur offre webinar e altre risorse di formazione continua, tra cui una comunità online di utenti e leader di pensiero. 

Conclusione 

Quando si sceglie una soluzione per monitorare le spese aziendali, automatizzare la contabilità fornitori e prenotare viaggi aziendali, è fondamentale determinare se un fornitore ha la tecnologia e l’impegno per mantenere le promesse. SAP Concur offre le capacità, le risorse e l’innovazione per aiutarti a ridurre il lavoro manuale, semplificare i processi e far sì che viaggi e note spese siano praticamente gestiti da soli. 

I clienti attestano che SAP Concur soddisfa le loro esigenze: 

• Il 93% consiglierebbe SAP Concur a un amico o collega su GetApp. 
• L’83% degli utenti SAP Concur assegna alle nostre soluzioni 4 o 5 stelle su G2. 

Anche le storie di successo di organizzazioni reali e clienti soddisfatti possono essere preziose quando si valutano le opzioni di viaggi e note spese. “I dipendenti di Tungsten Automation sono più felici e produttivi”, afferma Lori Ceccanese, Manager of Accounts Payable, Tungsten Automation. “Trascorrono meno tempo a gestire le spese e più tempo a svolgere il proprio lavoro.”