Il Manuale del Travel Manager: come distinguersi nel 2026

Nel 2026, il travel management si trova di fronte a un bivio. I viaggi d’affari godono oggi di una visibilità che non avevano da anni: in molte organizzazioni i budget sono in crescita, ma aumenta di pari passo anche il livello di controllo. Le decisioni relative alle trasferte vengono ora analizzate attraverso molteplici lenti simultanee: costi, rischi, esperienza dei dipendenti, sostenibilità e sicurezza dei dati.

Allo stesso tempo, ai travel manager viene chiesto di influenzare decisioni su cui non sempre hanno il pieno controllo. Secondo una ricerca di SAP Concur, quasi 7 travel manager su 10 dichiarano che il proprio budget per le trasferte non riflette ancora quanto i viaggi d'affari siano cruciali per il successo aziendale.¹

In questo scenario, "andare avanti" non significa semplicemente gestire un programma di prenotazione più rigoroso. Significa saper trasformare i dati sui viaggi in decisioni strategiche, capire quando spingere per il cambiamento e sapere dove la tecnologia può fare il lavoro pesante.

Ecco il Manuale che i travel manager di successo stanno utilizzando per restare un passo avanti nel 2026.

1. Trasformare i dati di viaggio in storie su cui i leader possano agire

La maggior parte delle organizzazioni traccia già le spese di viaggio, ma quelle che trasformano tali dati in informazioni realmente utilizzabili dal management sono poche.

I travel manager che oggi riescono a distinguersi si concentrano meno sul volume dei dati e più sul loro significato. Allineando i dati di viaggio con quelli delle note spese e dei pagamenti, si riesce a conferire credibilità ai numeri e presentare gli insights in un modo che parlino direttamente alle priorità del business.

Questo cambiamento è fondamentale perché il senior management sta prestando un’attenzione sempre maggiore: oltre la metà (54%) dei travel manager afferma che la propria azienda valuta la strategia di viaggio a livello di C-suite o di consiglio di amministrazione², alzando l'asticella sulla chiarezza con cui gli insights devono essere comunicati.

Invece di limitarsi a riportare le attività passate, i travel manager devono concentrarsi nel rispondere alle domande che stanno a cuore ai leader:

• Dove il viaggio sta favorendo la crescita?

• Dove sta introducendo dei rischi?

• Quali cambiamenti comportamentali avrebbero l'impatto maggiore?

Quando i dati raccontano una storia chiara, i travel manager passano dal semplice reporting dei risultati all'influenzare le decisioni.

2. Generare risparmi che sostengano il business, non solo il bilancio

La pressione sui costi è una costante del travel management, ma i tagli indiscriminati raramente producono risultati duraturi.

I dati dei sondaggi mostrano che, quando i budget si stringono, le aziende tendono a introdurre micro-restrizioni applicate a ogni singola trasferta. Queste misure possono anche ridurre la spesa immediata, ma generano attriti operativi e raramente intervengono sulle reali cause dei costi.

I travel manager più lungimiranti adottano un approccio più strategico:

• Analizzano i dati per distinguere dove la spesa genera valore reale e dove invece rappresenta uno spreco.

• Progettano policy pensate per guidare verso scelte migliori, piuttosto che limitare la libertà di movimento.

• Si affidano all’automazione per garantire che le regole siano applicate in modo coerente e sistematico, non solo in base all'occasione.

Il risparmio diventa strutturale solo quando è in sintonia con le reali modalità di viaggio delle persone.

3. Considerare l'AI come un vantaggio concreto, non una minaccia

L'intelligenza artificiale sta già trasformando la gestione dei viaggi, che i programmi aziendali siano pronti o meno.

La buona notizia è che la maggior parte delle persone è favorevole al cambiamento. Una ricerca di SAP Concur rivela che il 95% dei viaggiatori d'affari è disposto ad utilizzare opzioni di prenotazione basate sull'AI², e ben tre quarti dei travel manager desiderano che le funzionalità di intelligenza artificiale siano integrate direttamente negli strumenti che utilizzano quotidianamente.¹

I travel manager più lungimiranti si concentrano su dove l'AI può aggiungere valore reale:

• Aiutare i viaggiatori a compiere scelte conformi alle policy senza complicazioni.

• Supportare la riprogrammazione dei viaggi e la gestione degli imprevisti.

• Ridurre il lavoro manuale, permettendo ai team di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

Allo stesso tempo, questi professionisti riconoscono dove il tocco umano è ancora indispensabile. L'AI esprime il suo massimo potenziale quando supporta il giudizio umano, non quando cerca di sostituirlo.

Per scoprire in che modo l'intelligenza artificiale può supportare il tuo programma già oggi, scarica il nostro Ebook "8 domande da porsi sull’impatto dell’AI sui viaggi di lavoro".

4. Imparare dai colleghi che hanno già semplificato i propri programmi

Non c’è alcuna necessità di affrontare ogni sfida in solitudine.

Uno dei modi più rapidi per restare competitivi è imparare dagli altri travel manager che hanno già affrontato sfide simili. Le testimonianze dei colleghi offrono spunti pratici su cosa funziona, cosa no e dove valga la pena accettare dei compromessi.

Dalle esperienze dei clienti SAP Concur emergono costantemente alcuni temi chiave:

• Esperienze di prenotazione più semplici favoriscono una maggiore adozione delle policy.

• L’assistenza dell’intelligenza artificiale è più efficace quando viene percepita come un aiuto e non come un limite.

• L’adozione di tecnologie avanzate permette di ottenere sia risparmi sui costi che una migliore visibilità sui dati.

5. Integrare il tutto con un approccio connesso tra viaggi e spese

Tutte queste strategie funzionano meglio quando i sistemi dialogano tra loro. Flussi di lavoro scollegati rendono più difficile individuare i trend, spiegare l'impatto delle azioni e influenzare le decisioni aziendali. Al contrario, un approccio connesso e basato sull'AI per la gestione dei viaggi e delle note spese offre ai travel manager una visibilità anticipata e una visione più chiara di come ogni scelta si può ripercuotere sull'intero business.

È qui che entrano in gioco le piattaforme basate sull'intelligenza artificiale come SAP Concur: unendo in un unico ambiente i dati di viaggio, le note spese e i pagamenti, permettono ai travel manager di guidare con sicurezza anziché limitarsi a reagire a fatti compiuti.

Inoltre, il ritorno sull'investimento (ROI) è innegabile. Tra i risultati concreti condivisi dai clienti SAP Concur si annoverano:³

• Riduzione del 23% dei costi relativi a viaggi d'affari e note spese.

• Prenotazioni di viaggio più veloci del 19,2%.

• Aumento del 28% della conformità alle policy aziendali.

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Fai un breve tour 

Restare un passo avanti è questione di consapevolezza, non di controllo

Ai travel manager viene chiesto più che mai: maggiore visibilità e maggiore responsabilità. Chi riuscirà a distinguersi nel 2026 non sarà chi cerca di prevedere ogni singolo cambiamento, ma chi saprà costruire la chiarezza, la credibilità e le connessioni necessarie per rispondere prontamente quando il cambiamento si presenta.

Questo significa saper raccontare meglio i dati, saper scegliere i compromessi più intelligenti, utilizzare l'intelligenza artificiale laddove può aiutare e imparare dai colleghi lungo il percorso.

Scopri oggi stesso cosa è possibile fare.

1. SAP Concur Global Business Travel Survey 2025
2. 2025 Deloitte Corporate Travel Study
3. SAP Concur ROI Research, Global & Regional Findings, Phronesis Partners, 2024.