Non lasciare che i processi obsoleti siano la tua rovina.

Esame delle cinque fasi della maturità del programma di viaggi e note spese.  

La pandemia non ti ha colpito e sussurrato: “Ehi, dovresti davvero pensare di aggiornare i tuoi sistemi di viaggi e note spese (travel and expense, T&E) preesistenti in modo da poterti adattare più facilmente alle fluttuazioni aziendali globali”. È entrata dalla porta, ha mandato a casa i tuoi dipendenti, ha messo i piedi sulla tua scrivania e ha richiesto cambiamenti immediati.  

E ora, mentre il 50% del mondo si è spostato oltre i propri sistemi dell’era dei dinosauri, le aziende lasciate indietro si stanno arrampicando per compiere i primi passi incerti verso il cloud e allontanarsi dai modelli monolitici manuali.  Se ti trovi in quest’ultimo gruppo, sei nella prima di cinque fasi della maturità T&E come delineato nella recente Presentazione IDC, sponsorizzata da SAP Concur, Enterprise Travel and Expense Software Maturity Model. Esserci, tuttavia, non significa rimanere lì.  

È possibile andare avanti. Puoi rivalutare il modo in cui svolgi il tuo lavoro. Puoi impegnarti per un miglioramento continuo. E in realtà puoi trovare modi per ottenere risultati migliori. Ma per prima cosa, devi sbloccarti.  

 

Applicazioni obsolete:  allontanarsi dai brutti vecchi tempi.  

Questi grandi sistemi di alimentazione locali hanno superato la loro utilità e l’adozione di un’applicazione finanziaria moderna basata su cloud può dare nuova vita alla produttività dei dipendenti e all’efficienza aziendale. L’automazione e l’integrazione dell’intelligence nei tuoi processi T&E forniranno dati migliori per decisioni più strategiche, maggiore agilità, budget predittivo e la velocità necessaria per rimanere al passo con la concorrenza.  

“Il passaggio improvviso al lavoro da remoto ha posto i riflettori sulle inadeguatezze di software obsoleti... 

I dipendenti non riuscivano ad accedere all’applicazione e non potevano lavorare da remoto”.1 

 

Soluzioni puntuali automatizzate: un piccolo risultato alla volta.  

Le soluzioni specializzate costruite intorno a flussi di lavoro come AP o tesoreria sono utili per risolvere il problema in questione. Il problema è che i problemi tendono ad andare di pari passo in tutti i reparti, quindi anche se risolvi un problema in un’area, potrebbe esistere ancora altrove. Anziché una soluzione specifica a un problema specifico, una piattaforma di gestione delle spese connessa consente di combinare i dati di spesa provenienti da tutta l’organizzazione, in modo da poter non solo migliorare la visibilità di elementi come risparmi e prenotazioni, ma anche risolvere più problemi contemporaneamente, in un unico posto.  

“Il COVID ha accelerato l’adozione di tecnologie automatizzate.  

Il passaggio all’automazione ha anche comportato un allontanamento da quelle più vecchie e ingombranti,  

l’automazione basata su regole all’automazione intelligente basata sull’apprendimento automatico”. 1 

 

Ecosistemi di piattaforme connesse: migliore, ma non perfetta.  

La connessione dei dati di viaggi e note spese al sistema e ad app di terze parti come compagnie aeree e hotel è un ottimo modo per condividere i dati dei viaggiatori, ma è comunque necessario passare da un sistema all’altro per raccogliere tali dati. Passa alla fase successiva e potrai collegare le applicazioni aziendali alle funzioni di monitoraggio del budget e di pre-approvazione, in modo da poter vedere le spese prima che vengano spese. Tutto in un unico posto.  

“Il 42% degli intervistati descrive le proprie applicazioni finanziarie come 'disconnesse'”. 1 

 

Suite di applicazioni integrate: riunire le app attorno a un’attività.  

Supponiamo che desideri una visione end-to-end del capitale circolante. Per ottenerlo, è necessario raccogliere informazioni dai sistemi T&E, carta aziendale, CRM ed ERP/finanziari. Una suite è in grado di gestire questo aspetto piuttosto bene, ma un sistema completamente connesso e basato su cloud può supportare una trasformazione completa dei processi finanziari. E puoi anche utilizzare la tecnologia intelligente per ridurre i tempi di elaborazione, migliorare l’efficienza delle revisioni e, in caso contrario, recuperare le finanze in fase di post-pandemia.  

“Il 59% degli intervistati ha espresso una preferenza per le suite integrate rispetto a quelle 'top di gamma'”. 1 

 

Processi intelligenti/previsionali: benvenuti nell’età adulta della finanza.  

È proprio qui che tutti vorrebbero trovarsi – dove possono prevedere (e quindi evitare) spese impreviste e inutili, e dove possono prevedere le spese future ed essere pronti. Questo approccio lungimirante è molto lontano da dove sono oggi molte organizzazioni: guardando indietro agli ultimi mesi, cercando di determinare cosa è stato speso e perché. Mettere l’intelligenza al lavoro in questo modo ti consentirà di evolverti e migliorare continuamente e quando un evento di portata mondiale busserà alla tua porta, saprai cosa aspettarti.  

Guarda più da vicino ciascuna di queste fasi – e come procedere – nel controllare il Modello di maturità del software per viaggi e note spese aziendali di IDC.  

 

Nota a piè di pagina 1: Presentazione IDC, sponsorizz