Come trovare un ago in una pagliaio di tecnologia.

Cosa cercare quando si vuole una soluzione di gestione di viaggi e note spese.  

Non si tratta del denaro (ok, sì, si tratta del denaro), ma in questo caso si tratta di qualcosa di più del denaro. Qualsiasi strumento è in grado di tenere traccia delle spese e di aiutarti a mantenerle sotto controllo, ma se non è facile (e osiamo dire  divertente) da usare, nessuno lo userà. E sappiamo tutti che le persone che si occupano della spesa non vogliono, e non hanno bisogno, di altre seccature nella loro giornata. I dipendenti hanno già abbastanza lavoro e anche i viaggiatori, che in più devono aspettare in coda per la maggior parte del tempo.  

Gli strumenti che gli offrirai, quindi, dovrebbero permettere loro di svolgere il lavoro in un paio di clic e dovrebbero fare più di qualsiasi altro processo che hai già provato. Tutto, dalla compilazione automatica delle note spese all'integrazione dell'intelligenza artificiale, fino alla sincronizzazione perfetta con il tuo ERP, arrivando a viaggi sicuri e sostenibili.  

È un gran lavoro per una piccola app e, se vuoi trovare quella giusta, dai un'occhiata ai consigli di questa Guida per gli acquisti 2022.  

 

Inizia dall’esperienza. 

Nei giorni precedenti al Covid, tutti volevamo che i dipendenti fossero felici e a proprio agio. Ovviamente è ancora così, ma adesso è più un’esigenza che altro. E se i dipendenti non trovano modi di lavorare più facili, migliori e sicuri, andranno a lavorare altrove.  

Ciò significa che la soluzione scelta dovrebbe eliminare il maggior numero possibile di attività manuali e di basso livello. Dovrebbe inoltre eliminare qualsiasi ostacolo tra loro e la loro capacità di essere produttività. Dovrebbe eliminare le ore impiegate per rintracciare le ricevute e inserire le spese, così da lasciargli il tempo di concentrarsi sull’avanzamento della tua azienda.  

La soluzione giusta rende inoltre più facile ridurre l'impatto ambientale, indirizzando ad esempio i viaggiatori verso trasporti più sostenibili, o incoraggiandoli a viaggiare solo quando assolutamente necessario, e deve fornire loro consigli sulle restrizioni Covid prima che escano dalla porta e mantenere loro (e te) aggiornati sui cambiamenti di itinerari e rischi emergenti comportati dal viaggio.  

Dal momento che i team ora possono lavorare ovunque, la tua soluzione per viaggi e note spese deve funzionare ovunque. Su qualsiasi dispositivo. Indipendentemente da quanto la località è remota.  

 

Assicurati che possa stare al passo con te.  

La Guida per gli acquisti spiega che la soluzione giusta è quella che fornisce visibilità in tempo reale sui modelli di viaggio e di spesa dei dipendenti. Non è più sufficiente sapere cos’è successo il mese scorso: tu devi vedere cosa sta succedendo ora, così sarai sempre pronto per quello che succederà dopo.  

La soluzione giusta deve aiutarti a stare al passo con i nuovi tipi di pagamenti e a soddisfare le esigenze dei nuovi utenti in base alle variazioni di spese e aspettative, e deve evolversi con le richieste dei dipendenti a mano a mano che cambiano il lavoro e i luoghi di lavoro. E, cosa altrettanto importante, deve soddisfare le esigenze della tua azienda, dalla gestione di nuovi processi e policy di pagamento alla garanzia della sicurezza delle transazioni globali, proteggendoti anche dalle frodi.  

 

Chiedi e otterrai risposta.  

Vuoi essere certo di disporre dei sistemi giusti per proteggere i tuoi budget, i tuoi dipendenti e la tua azienda. Vuoi tenere la conformità sotto controllo e allo stesso tempo rafforzare i controlli dei costi. Vuoi essere certo che stai ottenendo quello che per cui hai pagato. E se vuoi sapere dove trovare una soluzione di questo tipo, ti basta chiederlo.  

La Guida per gli acquisti contiene le dieci domande principali per i fornitori. È un ottimo punto di partenza per iniziare la tua ricerca, o almeno per capire cosa stai cercando.