Destreggiarsi tra conformità e flessibilità

Sei modi usati dai travel manager per preparare la ripartenza

Ora che i viaggi aziendali stanno ripartendo dopo una lunga pausa, tutti hanno gli occhi puntati sul tuo programma di viaggio: Quali aspetti avranno successo? Quali potrebbero fallire? Funzionerà? La ripresa dei viaggi è fondamentale per la fiducia nella tua azienda e nella capacità della tua organizzazione di favorire e sostenere lo slancio.

Pertanto, la conformità alle policy di viaggio svolgerà un ruolo cruciale, perché in ultimo, un incremento dell’adozione si tradurrà in risparmi sugli utili aziendali. Il modo migliore per favorire una maggior adozione è disporre di policy elastiche che offrano ai dipendenti la flessibilità di prenotare come preferiscono.

Ecco sei consigli da tenere a mente:

• Usa le pre-approvazioni a tuo vantaggio. L’aggiunta al processo dell’approvazione pre-spesa ti consente di controllare i costi prima dell’uscita del denaro.
• Acquisisci le prenotazioni dirette. Con il sistema giusto, puoi adempiere al tuo duty of care e garantire la flessibilità di applicare le tariffe negoziate a tutte le prenotazioni dirette dei fornitori, anche quelle effettuate mediante dispositivi mobili.
• Tieni traccia del chilometraggio in modo istantaneo, preciso e automatico. Prendi in considerazione un’app che esegua automaticamente il lavoro, in modo che il monitoraggio della distanza e degli importi sia istantaneo, preciso e non competa a chi viaggia per lavoro.
• Assicurati che i report siano sempre aggiornati. Assicurati di disporre dell’efficienza necessaria in materia di dati e analisi per valutare i modelli di conformità e di spesa.
• Parla con il tuo team finanziario. Il tuo sistema di rendicontazione delle spese deve supportare le tue policy di viaggio, quindi chiedi al tuo team finanziario se utilizza l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico per avere la certezza che i costi critici siano controllati correttamente.

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