Vediamo cosa hanno eliminato con: un rapido sguardo alla spesa del 2022.

Il tuo viaggio a Cleveland è stato di circa 286 miglia, quindi potresti arrotondare a 300. E la cena? Beh, è un po’ di più della soglia giornaliera ma d’altra parte, negli ultimi due anni non ti sei concesso nemmeno una cena di lavoro, perché non abbondare? A tal proposito, hai dovuto anche comprare tutto il necessario per garantire le misure anti Covid per la postazione in casa e se, tra una spesa e l’altra, è capitata anche una lavatrice e un’asciugatrice, ci pensa l’azienda, no?  

E, caro lettore, a onor del vero non stiamo affatto esagerando.  

Le spese, nella tua organizzazione, sono tutto sommato fatte con il maggior giudizio possibile, ma a volte capita di sbagliarsi. A volte qualcuno si lascia un po’ prendere la mano (chi lo fa, lo sa). E a volte qualcuno esagera decisamente. E tu lo sai, ovviamente, perché ti occupi della spesa eppure non sai dove sono finiti i soldi.  

Quindi, per una migliore considerazione delle spese del 2022, abbiamo bisogno di dare uno sguardo al 2021.  

Con il nostro partner, Oversight, abbiamo fatto esattamente questo, precisamente, in un report dall’appropriato titolo Report informativo sulla spesa del 2021Una miglior comprensione del 2021 per una migliore visione del 2022. Nella prima parte del report, noterai che nonostante il calo generale della spesa del 2021, rispetto al 2020 (che seguiva un boom di spesa del primo trimestre pre-pandemia), i numeri hanno iniziato a salire di nuovo dal primo al quarto trimestre. E questo è in larga parte dovuto alle spese di viaggi e note spese. Leggi il report per tutti i dettagli.  

Il secondo e il terzo paragrafo del report: violazioni ed eccezioni, sono quelli che maggiormente attirano l’attenzione. L’anno scorso si sono raggiunte vette davvero alte e se vuoi sapere come fare a tenere tutto sotto controllo quest’anno avrai bisogno di un quadro molto chiaro delle spese sostenute. O forse dovremmo dire, dell’eccesso di spese  

Il 2,127% è molto?  

In base al report, il 2021 ha visto più violazioni per dollaro che l’anno precedente, e sebbene un anno non definisca un trend, non vogliamo certamente che questo lo diventi. Un contributo alle violazioni l’hanno dato le eccessive spese personali che sono schizzate circa del 22% e le ricevute mancanti, volate a quasi il 60%. Ma il grosso qual è stato? La dichiarazione di chilometraggi raddoppiati. I viaggiatori non solo hanno inserito a nota spese i viaggi, ma hanno falsificato il chilometraggio: un tentativo di doppio addebito.  

Questa piccola categoria di spesa è aumentata del 2,127% dal terzo al quarto trimestre, abbastanza per gettarti nel baratro.  

Anche l’aumento delle eccezioni deve destare qualche preoccupazione se consideriamo l’impatto del 2021 sulle decisioni per il 2022. Le autocertificazioni per le ricevute non presentate ad esempio, sono aumentate del 306% nel corso dell’anno, il che vuol dire che i dipendenti non solo ne fanno un uso troppo frequente, ma potrebbero cercare di nasconderti qualcosa.  

Quindi, se vuoi essere a conoscenza degli acquisti che effettuano e del denaro aziendale impiegato per, che so, strip club (sì, ci sono anche quelli), allora dovresti dare un’occhiata a questo report. Magari, vorrai anche dare uno sguardo più ravvicinato ai tuoi dati nello specifico. E non sarebbe una cattiva idea verificare più approfonditamente le loro spese l’anno prossimo, altra cosa che imparerai leggendo il report.  

Raccogliere queste decisioni di spesa è cruciale perché sono questi i momenti che possono destabilizzare o far crescere un’azienda. Ogni momento può essere un’opportunità per spendere in modo più intelligente e imparare di più, ma se non si è attenti, quei momenti andranno perduti. E ricorda che quando hai una visione completa, è più difficile negare qualcosa.