Il ruolo chiave dei viaggi e note spese nel migliorare l’esperienza dei dipendenti

Ecco un mondo da sogno per molti dei tuoi dipendenti: tecnologia e processi per la gestione di viaggi e note spese che rendono più agevole il lavoro e la vita anziché complicarli, e questo ovunque: in viaggio, in ufficio o a casa.  

Una tecnologia che li avvisa se violano le regole prima di effettuare un acquisto o prenotare un volo… e non dopo. Soluzioni digitali perfettamente integrate che forniscono informazioni aggiornate per garantire la loro sicurezza o guidarli verso la scelta giusta, che si tratti di prezzi, conformità o opzioni più ecologiche, in linea con i loro obiettivi di sostenibilità e con quelli dell’azienda. 

Spesso l’esperienza dei dipendenti è tutt’altro che ideale, come rivela una nuova ricerca condotta da Oxford Economics insieme a SAP Concur. L’indagine ha rivelato che un numero considerevole di dipendenti – 1 su 3, per la precisione – si aspetta un’esperienza tecnologica perfettamente integrata dalla propria azienda, ma non l’ottiene.  

La posta in gioco quando esperienze positive ed esperienze negative si confrontano 

Se sei un leader finanziario incaricato di individuare aree di risparmio, garantire la conformità e raggiungere obiettivi aziendali più ampi, puoi esaminare se i sistemi e la tecnologia aziendale sono adeguati. Ciò risulta particolarmente applicabile quando i tipi di spesa e le policy cambiano in base al business e alle vicende mondiali. 

Hai mai preso in considerazione la possibilità di implementare soluzioni e processi automatizzati o l’azienda dispone già di soluzioni che potrebbero essere migliorate? Il sistema funziona meglio per il team finanziario che per chi viaggia e gli altri dipendenti? I dipendenti evitano di utilizzare il sistema, peggiorando la conformità, peggiorando l’efficienza e intralciando il conseguimento degli obiettivi?  

Se questo è il caso, spesso è perché i tuoi colleghi hanno da fare cose migliori e a valore aggiunto che loro stessi e l’azienda desiderano che facciano. Il fatto è che se sono frustrati o non coinvolti, potrebbero andare in un’altra azienda per trovare più soddisfazione sul lavoro.  

Se parli degli effetti della tecnologia e dei processi sugli utenti, considera che il 60% dei lavoratori ha dichiarato a Oxford Economics che negli ultimi due anni hanno riconsiderato ciò che apprezzano in un luogo di lavoro. Tieni anche conto di una stima fatta da Gallup in base alla quale sostituire un dipendente può costare fino a due volte il suo stipendio. 

Soluzioni che influiscono sull’esperienza dei dipendenti 

Tirando letteralmente le somme, giungerai alla conclusione che vale la pena analizzare la tecnologia utilizzata per i viaggi e note spese dal punto di vista dell’esperienza dei dipendenti. 

Una nuova scheda dei suggerimenti, Lavorare verso il miglioramento, esamina l’argomento e spiega come una serie di soluzioni ed estensioni SAP Concur può aiutarti. 

I dipendenti vedono le note spese come un compito gravoso e noioso? 

Nessuno vuole andare a caccia di ricevute: non chi viaggia né tantomeno il team finanziario. Se rendi difficile e confusa la preparazione delle note spese, i dipendenti le eviteranno o le ritarderanno e il tuo team finirà per dover sistemare la cosa. Per alleggerire il problema, prendi in considerazione un’app mobile che consenta ai dipendenti di scattare una foto delle ricevute e inviare i numeri direttamente alle note spese. O di acquisire le spese da ricevute elettroniche e carte aziendali, riducendo così la quantità di carta e gli errori. 

Il processo di approvazione ostacola l’efficienza? 

In quest’epoca complicata, viaggi, spese e policy sono diventati più complessi da gestire. La scarsità di denaro e la scalata della sicurezza in cima all’elenco delle priorità, l’approvazione delle spese è oggetto di esami extra e frustrazione extra. L’automazione può semplificare il processo, garantendo la presenza di dettagli e il rispetto delle policy su budget e sicurezza prima che il denaro venga speso. È possibile avviare la gestione di viaggi e note spese con una semplice richiesta e in seguito abbinare automaticamente le ricevute alle richieste, semplificando ed eliminando ritardi e frustrazione dal sistema. 

I dipendenti sono confusi dai costanti cambiamenti delle policy? 

È ormai da due anni che l’azienda sembra poggiare sulle sabbie mobili. Con essa anche le policy e i processi sono cambiati. I dipendenti si sono trovati in difficoltà e devono ora apprendere di nuovo processi e tecnologie che non usavano da lungo tempo. Semplifica il rispetto delle regole con un’interfaccia utente intuitiva che integra soluzioni per gestire richieste, spese e viaggi. Installa suggerimenti e formazione all’interno della soluzione e abbina automaticamente itinerari e ricevute alle richieste. Alzerai la conformità e abbasserai la temperatura. 

I dipendenti possono trovare tutte le informazioni di viaggio in un’unica risorsa? 

Chi viaggia per lavoro vuole rimettersi in marcia, ma l’idea lo rende molto nervoso. Le informazioni sono utili e consentono di sapere qual è la situazione a destinazione o di essere avvisati se cambia. Le app che si integrano con le soluzioni esistenti per la gestione di viaggi e note spese consentono di inserire tutte queste informazioni in un’unica risorsa: itinerari, orari, protocolli Covid-19, cancellazioni di voli, cambi di gate e molto altro ancora. Puoi vedere dove si trovano i viaggiatori in ogni momento, metterli in comunicazione con i servizi di assistenza sanitaria e altre risorse e farli tornare subito indietro, se le cose peggiorano. Tu adempi al Duty or Care; chi viaggia lo fa con serenità. 

  • A prescindere dalla soluzione, i cambiamenti e i miglioramenti più efficaci richiedono di sapere cosa pensano realmente i dipendenti. Integrando strumenti di feedback intuitivi nelle soluzioni SAP Concur, è possibile valutare accuratamente il clima che si respira, intervenire e perfezionare il proprio operato. Il risultato è un approccio in grado di migliorare l’esperienza dei dipendenti, influire sulla fidelizzazione e realizzare flessibilità ed efficienza. 

Maggiori informazioni 

Ottieni una copia della scheda dei suggerimenti Lavorare verso il miglioramento e scopri come l’aggiunta e l’estensione delle soluzioni SAP Concur possono migliorare il rapporto dei dipendenti con la tecnologia, i processi e l’organizzazione stessa.