Che cosa può fare la modifica della spesa in tutto questo?

Non sarò il primo a dirlo, ma quest’anno è il momento di andare avanti. La pandemia, la politica, il fingere di essere l’insegnante di scienza di tuo figlio quando, di fatto, lavori in un team finanziario: dobbiamo strappare questa pagina dal calendario, gettarla nella spazzatura e versarci un altro grande bicchiere di bordeaux.

Ah, ma se solo potessimo.

Invece, ci sveglieremo di nuovo domani e ci occuperemo di ciò che abbiamo affrontato. E qualsiasi carta in mano che ci aiuti a tenere accese le luci è una carta che useremo.

Spese, fatture e risultati migliori.

I budget stanno scendendo, il denaro sta volando fuori dalla finestra: usa tutte le metafore che vuoi, i tempi sono stretti per molte aziende. E quando questo accade nel mondo degli affari (o a casa), il tuo primo pensiero è quello di tagliare o almeno controllare più strettamente i costi.

È un’ottima idea, soprattutto se sai quali sono questi costi. Se, tuttavia, sei come molte aziende, non hai un quadro del tutto preciso delle tue spese. Troppe sono nascoste alla vista. Troppe transitano su carte di credito personali. Troppi dipendenti stanno facendo troppe spese con pochissima supervisione.

E lavorare da casa ha solo reso la questione più difficile.

Tuttavia, se possiedi gli strumenti per gestire tale spesa, per acquisire tutte le spese di ogni dipendente, automatizzare fatture e revisione dei conti e, così, tutti gli altri costi essenziali che toccano il tuo bilancio, saprai esattamente dove ti trovi finanziariamente. Nessun problema. Non c'è da meravigliarsi. Non aspettare che le spese arrivino il prossimo mese per vedere cosa hai speso il mese scorso.

Vedrai tutto in tempo reale, così potrai prendere decisioni informate su dove spendere e come risparmiare.

Ok, non ha proprio senso.

In questo momento di controllo dei costi, è necessario facilitare la spendita di denaro per i tuoi dipendenti.

Ora, anche se potrebbe sembrare controintuitivo, in realtà è un po’ brillante. Quando è arduo per i dipendenti acquistare le cose di cui hanno bisogno per lavorare nel modo giusto o quando è difficile per loro gestire la documentazione e altre procedure che indirizzano le spese nei posti giusti, continueranno ad acquistare ciò di cui hanno bisogno. È solo che lo faranno a modo loro. Possono pagare in contanti o addebitarle sulla propria carta e poi procrastineranno sui loro report di spese. Il risultato è che non puoi vedere cosa spendono se non molto tempo dopo che tutto è avvenuto.

Indirizzali verso la loro carta aziendale, indica loro il metodo di pagamento e la procedura di pagamento corretti per ogni singolo acquisto, fornisci loro i report di spese che scrivono da sé, offri loro i modi più semplici possibili per ottenere ciò di cui hanno bisogno e così otterrai tutti i dati di spesa di cui tu hai bisogno per tenere sotto controllo le spese.

In altre parole, quando fai seguire le regole di spesa in un modo più semplice e veloce per i dipendenti, loro le seguiranno effettivamente.

Scopri cosa ti aspetta.

In realtà, la cosa più importante che puoi fare per contrastare le spese (e quindi salvare la tua attività da spese impreviste che erodono i tuoi budget) è assicurarti d’indirizzare il giusto tipo di spesa verso il giusto metodo di pagamento attraverso la procedura corretta. Gli strumenti di cui parliamo qui sono tutti progettati per fare proprio questo. Per fare luce sulle spese, in modo da poterle finalmente vedere e gestire. Sono intesi per darti visibilità su ciò che i dipendenti spendono, in modo che tu possa vedere non solo una certa coerenza nei tuoi modelli di spesa, ma anche che i soldi escono dalle tasche.

Senza questo livello di governance e visibilità, non può esserci alcun controllo. E senza alcun controllo, sembrerà di essere sempre nel 2020.

Per saperne di più su quest’argomento e sugli strumenti che ti aiuteranno a svolgere il lavoro, leggi questo breve e-book: Previsione 2021.