Come recuperare l’iva sui pranzi e cene di lavoro.

Un pasto al ristorante è spesso una spesa obbligatoria in una trasferta di lavoro.

I pranzi col team, il caffè con un fornitore, la cena con un cliente, il pranzo al volo durante le visite dei colleghi da altri uffici.. i pasti ai ristoranti fanno parte della vita quotidiana dei viaggiatori d’affari e la loro gestione deve essere perfettamente allineata per ottimizzare i tuoi processi interni. La questione della detrazione dell'IVA sui pasti è, inoltre, un tema a sé stante, in quanto le regole di rimborso possono essere complesse. 

Ma vediamoli meglio:

Le condizioni per il recupero dell'IVA sui pasti

Per impostazione predefinita, le spese di vitto fanno parte delle spese idonee al rimborso dell'IVA per le aziende. Tuttavia, vi sono alcune regole da seguire:

• I pasti vanno presi in un ambiente professionale e devono essere inerenti all'attività lavorativa svolta: non è pensabile invitare il coniuge o la famiglia a spese dell'azienda.

• L'importo deve essere ragionevole: questo concetto è soggetto a interpretazione e la politica interna della società può chiarire l'importo raccomandato o l'importo massimo che sarà soggetto a rimborso.

• La fattura deve specificare chiaramente la data, l'ubicazione, il numero di coperti, i dettagli dei pasti e l'IVA. In generale, se un dipendente invita una soggetto esterno come un cliente o un fornitore, in un ambiente professionale, si consiglia di annotare il proprio nome e il contesto dell'invito. In caso di controllo infatti è importante avere tutte le spese documentate con I relative giustificativi. Inoltre, l'IVA può essere recuperata solo se il suo importo è specificato nella fattura o nella ricevuta.

• Deve essere emessa una fattura, e non una ricevuta fiscale. La fattura è una condizione inderogabile per il rimborso, come spiegato dall’Agenzia delle Entrate nella Circolare 3 Marzo 2009 n. 6/E

Per il rimborso, il datore di lavoro rimborsa le spese di vitto effettivamente sostenute dal dipendente. A tale scopo, il dipendente deve inviare una nota spese valida con le ricevute associate. Il dipendente paga il vitto e l'IVA e verrà rimborsato per l'intera spesa. Al momento dell'elaborazione del report spese, il datore di lavoro può richiedere il rimborso dell'IVA. 

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IVA pasti ristorante: quali sono le spese ammissibili alla detrazione?

Finché un pasto di lavoro soddisfa tutti i requisiti dell'autorità fiscale e della policy aziendale, tutte le spese sostenute qualificano per il rimborso da parte del datore di lavoro. Ciò vale anche per il consumo di alcol ( come spiegato qui nel nostro articolo), il cui uso può essere limitato in base a norme interne. Le spese di vitto del dipendente, in un ristorante o nel suo albergo, hanno diritto anch'esse alla detrazione.

L'IVA rimborsabile è un argomento importante per le spese aziendali, in quanto potrebbe applicarsi o meno a pedaggi, trasporti, carburante, alberghi, regali per i clienti e parcheggio. L'utilizzo di una soluzione digitale consente di evitare errori e confusione, risparmiando tempo ai dipendenti e ai reparti amministrativi e finanziari che devono monitorare, convalidare, archiviare e rimborsare le spese sostenute dai dipendenti